Постановление администрации МО городского округа "Инта" от 20.04.2015 N 4/1247 "Об организации делопроизводства в административной комиссии муниципального образования городского округа "Инта"
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ИНТА"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 апреля 2015 г. № 4/1247
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ИНТА"
Руководствуясь Законом Республики Коми от 31.10.2014 № 125-РЗ "Об административных комиссиях в Республике Коми", Законом Республики Коми от 08.05.2014 № 55-РЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований городских округов, поселений в границах муниципальных образований муниципальных районов в Республике Коми государственными полномочиями Республики Коми в области административной ответственности", администрация муниципального образования городского округа "Инта" постановляет:
1. Утвердить Инструкцию об организации делопроизводства в административной комиссии муниципального образования городского округа "Инта" согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.
Руководитель администрации
П.СМИРНОВ
Приложение
к Постановлению
администрации МОГО "Инта"
от 20 апреля 2015 г. № 4/1247
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ИНТА"
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция об организации делопроизводства в административной комиссии муниципального образования городского округа "Инта" (далее - Инструкция) устанавливает порядок организации делопроизводства по делам об административных правонарушениях, предусмотренных Законом Республики Коми от 30.12.2003 № 95-РЗ "Об административной ответственности в Республике Коми" (далее - Закон Республики Коми № 95-РЗ), в административной комиссии муниципального образования городского округа "Инта" (далее - комиссия).
1.2. Ведение делопроизводства возлагается на секретаря комиссии.
1.3. Общее руководство делопроизводством и контроль за его состоянием осуществляет председатель комиссии. Председатель и секретарь обязаны обеспечить сохранность административных дел и иных документов.
1.4. Вопросы делопроизводства, не урегулированные данной Инструкцией, разрешаются в соответствии с требованиями по организации делопроизводства в администрации муниципального образования городского округа "Инта" (далее - МОГО "Инта").
2. Документация административного производства
2.1. Учет и регистрацию поступивших в комиссию документов в журналах регистрации установленной формы, а также оформление дел об административных правонарушениях осуществляет секретарь.
2.2. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется секретарем комиссии.
Секретарь обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения.
На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп (регистрационная надпись), в которых указывается дата поступления документа (дела), входящий номер.
Штамп (надпись) ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа.
Поступившие документы сортируются на: регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации следующие документы:
- повестки, постановления (определения) комиссии, возвращенные за ненахождением адресата;
- почтовые уведомления, расписки в получении повесток, постановлений (определений) комиссии.
2.3. Отправка по назначению дел и документов производится секретарем комиссии.
Дела об административных правонарушениях посылаются по назначению в заказных бандеролях (заказными письмами) либо с нарочным.
Копии процессуальных актов, повестки направляются в заказных письмах с уведомлениями о вручении.
2.4. Документация административного производства включает следующие виды журналов учета и номенклатурных дел:
- журнал регистрации входящих документов согласно приложению № 1 к Инструкции;
- журнал регистрации исходящих документов согласно приложению № 2 к Инструкции;
- журнал регистрации дел об административных правонарушениях согласно приложению № 3 к Инструкции;
- разносная книга для местной корреспонденции согласно приложению № 4 к Инструкции;
- опись заказных бандеролей (писем) согласно приложению № 5 к Инструкции;
- дела об административных правонарушениях;
- постановления административной комиссии МОГО "Инта";
- номенклатурное дело входящих документов;
- номенклатурное дело исходящих документов;
- номенклатурное дело протоколов заседаний административной комиссии;
- номенклатурное дело с отчетами о работе комиссии;
- номенклатурное дело с актами на уничтожение дел.
Журналы регистрации документов должны быть пронумерованы и прошнурованы, скреплены печатью комиссии и подписью ее председателя.
3. Регистрация, учет и хранение материалов
об административных правонарушениях
3.1. Все документы, поступающие в комиссию, регистрируются в Журнале входящих документов согласно приложению № 1 к Инструкции и хранятся в номенклатурном деле входящих документов, кроме документов, непосредственно связанных с рассмотрением конкретного административного дела.
3.2. Протокол об административном правонарушении либо постановление прокурора о возбуждении дела об административном правонарушении, материалы (объяснения лиц, показания свидетелей, письменные доказательства, протокол рассмотрения дела комиссией и другие), принятые комиссией решения (определения, постановления), протесты прокурора на процессуальные решения, принятые в рамках дела, жалобы, последующие судебные решения обобщаются в дело об административном правонарушении, которому присваивается номер, формируемый следующим образом:
- первая позиция - порядковый номер дела в текущем году (нумерация начинается в начале года, например с 00001);
- вторая позиция - год формирования дела (указывается через дробь после первой позиции).
Например: номер дела № 00039/2015 (дело с порядковым номером в текущем году - 39 сформировано в 2015 году).
3.3. Дело об административном правонарушении формируется в течение суток с момента поступления протокола об административном правонарушении или постановления прокурора о возбуждении дела об административном правонарушении и подлежит регистрации в Журнале регистрации дел об административных правонарушениях согласно приложению № 3 к Инструкции.
3.4. Все страницы дела нумеруются. В деле об административном правонарушении ведется внутренняя опись, в которой отражается наименование документа и порядковый номер страниц его расположения.
Внутренняя опись подписывается секретарем.
Например:
1.
Протокол об административном правонарушении
стр. 1
2.
Объяснения свидетеля Фамилия И.О.
стр. 2 - 3
3.
Объяснения потерпевшего Фамилия И.О.
стр. 4 - 8
Итого: наименований 3 (три)
Секретарь комиссии Фамилия И.О. (подпись) 20.05.2015
3.5. Допускается внесение дополнений в опись после ее первичного оформления в случае поступления материалов, решений судов и т.д. после формирования дела об административном правонарушении.
Например:
1.
Протокол об административном правонарушении
стр. 1
2.
Объяснения свидетеля Фамилия И.О.
стр. 2 - 3
3.
Объяснения потерпевшего Фамилия И.О.
стр. 4 - 8
Итого: наименований 3 (три)
Секретарь комиссии Фамилия И.О. (подпись) 20.05.2015
4.
Решение Интинского городского суда от 15.06.2015
стр. 9 - 13
5.
Квитанция об оплате штрафа
стр. 14
Итого: наименований 5 (пять)
Секретарь комиссии Фамилия И.О. (подпись) 25.06.2015
3.6. Реквизиты обложки дела включают: учетный номер; данные о лице, в отношении которого возбуждено дело (Ф.И.О. полностью); пункты, части и номера статей Закона Республики Коми № 95-РЗ, по которым возбуждено дело; дата начала и дата окончания рассмотрения дела; срок хранения дела.
Например:
Дело № 00039/2015 в отношении Фамилия Имя Отчество
об административном правонарушении, предусмотренном ч. 22 ст. 6 Закона Республики Коми от 30.12.2003 № 95-РЗ
начато 25.05.2015 окончено 25.06.2015
срок хранения ____ лет
3.7. Хранение дел осуществляется таким образом, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа к материалам посторонних лиц.
3.8. Дела об административных правонарушениях, по которым решение принято комиссией, хранятся в комиссии в хронологическом расположении по месяцам совершения правонарушения, принятым мерам административного воздействия (оштрафованные, предупрежденные, прекращенные), по статьям Закона Республики Коми от 30.12.2003 № 95-РЗ.
Дела с исполненными постановлениями хранятся отдельно от неисполненных.
3.9. В случае вынесения определения о передаче дела в другой орган секретарем составляется сопроводительное письмо, в котором указываются: № протокола; сведения о правонарушителе; номер статьи закона, устанавливающего административную ответственность; количество направляемых материалов.
К сопроводительному письму прилагаются материалы административного дела и определение о передаче дела.
Сопроводительное письмо подписывается председателем комиссии либо лицом, его замещающим, и регистрируется в журнале исходящих документов. Копии сопроводительных писем подшиваются в номенклатурное дело исходящих документов.
3.10. Объем номенклатурного дела составляет не более 250 листов. В случае окончания номенклатурного дела в течение года, заводится следующий том.
В случае малого числа документов в номенклатурном деле допускается перевод ведения дела на следующий календарный год.
4. Сроки хранения документации административного
производства
4.1. Материалы оконченных административных дел хранятся в течение установленного законодательством срока, затем подлежат уничтожению.
4.2. Срок хранения номенклатурных дел определен номенклатурой дел администрации МОГО "Инта".
По истечении срока хранения документация административного производства уничтожается по акту комиссии, подписанному ее членами, постоянного хранения - передается в архив администрации МОГО "Инта".
Уничтожение осуществляется под контролем секретаря комиссии путем сжигания, измельчения на фрагменты не более 2,5 кв.см, исключающим возможность ознакомления посторонних лиц с уничтоженными документами, неполное уничтожение документов, позволяющее их восстановить.
Приложение № 1
к Инструкции
об организации делопроизводства
в административной комиссии
МОГО "Инта"
Журнал
регистрации входящих документов
№ п/п
Дата регистрации
Исходящий номер и дата полученного документа
Наименование должностного лица, органа, от которого поступил документ
Наименование документа и краткое содержание
Ф.И.О. и подпись исполнителя
1
2
3
4
5
6
Приложение № 2
к Инструкции
об организации делопроизводства
в административной комиссии
МОГО "Инта"
Журнал
регистрации исходящих документов
№ п/п
Дата и номер регистрации
Наименование должностного лица, органа, которому адресован документ, адрес
Наименование документа и краткое содержание
Исполнитель
Примечание
1
2
3
4
5
6
Приложение № 3
к Инструкции
об организации делопроизводства
в административной комиссии
МОГО "Инта"
Журнал
регистрации дел об административных правонарушениях
№ п/п
№ дела (№ дела по предыдущей регистрации)
Ф.И.О. правонарушителя (наименование юридического лица)
Наименование органа (должностного лица), составившего протокол
Статья Закона Республики Коми
Дата регистрации дела
Дата рассмотрения дела
Результат рассмотрения дела
Обжалование (кем обжаловано, дата и исх. N)
Дата и результат рассмотрения жалобы (протеста)
Дата вступления в законную силу
Дата обращения к исполнению
Сумма штрафа
Списано в архив (дата, № по описи)
Примечание
наложено
взыскано
возврат протокола исх. N, дата
назначено наказание
производство прекращено (основания прекращения)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Приложение № 4
к Инструкции
об организации делопроизводства
в административной комиссии
МОГО "Инта"
Разносная книга
для местной корреспонденции
№ п/п
Наименование корреспонденции
Адресат
Исходящий N, дата
Дата получения
Ф.И.О. получившего корреспонденцию
Расписка в получении
1
2
3
4
5
6
7
Приложение № 5
к Инструкции
об организации делопроизводства
в административной комиссии
МОГО "Инта"
Опись
заказных бандеролей (писем)
№ п/п
Адресат
Содержание
Исходящий № и дата переписки
Вес
Сумма почтового сбора
№ заказного отправления
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ИНТА"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 апреля 2015 г. № 4/1247
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ИНТА"
Руководствуясь Законом Республики Коми от 31.10.2014 № 125-РЗ "Об административных комиссиях в Республике Коми", Законом Республики Коми от 08.05.2014 № 55-РЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований городских округов, поселений в границах муниципальных образований муниципальных районов в Республике Коми государственными полномочиями Республики Коми в области административной ответственности", администрация муниципального образования городского округа "Инта" постановляет:
1. Утвердить Инструкцию об организации делопроизводства в административной комиссии муниципального образования городского округа "Инта" согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.
Руководитель администрации
П.СМИРНОВ
Приложение
к Постановлению
администрации МОГО "Инта"
от 20 апреля 2015 г. № 4/1247
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ИНТА"
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция об организации делопроизводства в административной комиссии муниципального образования городского округа "Инта" (далее - Инструкция) устанавливает порядок организации делопроизводства по делам об административных правонарушениях, предусмотренных Законом Республики Коми от 30.12.2003 № 95-РЗ "Об административной ответственности в Республике Коми" (далее - Закон Республики Коми № 95-РЗ), в административной комиссии муниципального образования городского округа "Инта" (далее - комиссия).
1.2. Ведение делопроизводства возлагается на секретаря комиссии.
1.3. Общее руководство делопроизводством и контроль за его состоянием осуществляет председатель комиссии. Председатель и секретарь обязаны обеспечить сохранность административных дел и иных документов.
1.4. Вопросы делопроизводства, не урегулированные данной Инструкцией, разрешаются в соответствии с требованиями по организации делопроизводства в администрации муниципального образования городского округа "Инта" (далее - МОГО "Инта").
2. Документация административного производства
2.1. Учет и регистрацию поступивших в комиссию документов в журналах регистрации установленной формы, а также оформление дел об административных правонарушениях осуществляет секретарь.
2.2. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется секретарем комиссии.
Секретарь обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения.
На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп (регистрационная надпись), в которых указывается дата поступления документа (дела), входящий номер.
Штамп (надпись) ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа.
Поступившие документы сортируются на: регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации следующие документы:
- повестки, постановления (определения) комиссии, возвращенные за ненахождением адресата;
- почтовые уведомления, расписки в получении повесток, постановлений (определений) комиссии.
2.3. Отправка по назначению дел и документов производится секретарем комиссии.
Дела об административных правонарушениях посылаются по назначению в заказных бандеролях (заказными письмами) либо с нарочным.
Копии процессуальных актов, повестки направляются в заказных письмах с уведомлениями о вручении.
2.4. Документация административного производства включает следующие виды журналов учета и номенклатурных дел:
- журнал регистрации входящих документов согласно приложению № 1 к Инструкции;
- журнал регистрации исходящих документов согласно приложению № 2 к Инструкции;
- журнал регистрации дел об административных правонарушениях согласно приложению № 3 к Инструкции;
- разносная книга для местной корреспонденции согласно приложению № 4 к Инструкции;
- опись заказных бандеролей (писем) согласно приложению № 5 к Инструкции;
- дела об административных правонарушениях;
- постановления административной комиссии МОГО "Инта";
- номенклатурное дело входящих документов;
- номенклатурное дело исходящих документов;
- номенклатурное дело протоколов заседаний административной комиссии;
- номенклатурное дело с отчетами о работе комиссии;
- номенклатурное дело с актами на уничтожение дел.
Журналы регистрации документов должны быть пронумерованы и прошнурованы, скреплены печатью комиссии и подписью ее председателя.
3. Регистрация, учет и хранение материалов
об административных правонарушениях
3.1. Все документы, поступающие в комиссию, регистрируются в Журнале входящих документов согласно приложению № 1 к Инструкции и хранятся в номенклатурном деле входящих документов, кроме документов, непосредственно связанных с рассмотрением конкретного административного дела.
3.2. Протокол об административном правонарушении либо постановление прокурора о возбуждении дела об административном правонарушении, материалы (объяснения лиц, показания свидетелей, письменные доказательства, протокол рассмотрения дела комиссией и другие), принятые комиссией решения (определения, постановления), протесты прокурора на процессуальные решения, принятые в рамках дела, жалобы, последующие судебные решения обобщаются в дело об административном правонарушении, которому присваивается номер, формируемый следующим образом:
- первая позиция - порядковый номер дела в текущем году (нумерация начинается в начале года, например с 00001);
- вторая позиция - год формирования дела (указывается через дробь после первой позиции).
Например: номер дела № 00039/2015 (дело с порядковым номером в текущем году - 39 сформировано в 2015 году).
3.3. Дело об административном правонарушении формируется в течение суток с момента поступления протокола об административном правонарушении или постановления прокурора о возбуждении дела об административном правонарушении и подлежит регистрации в Журнале регистрации дел об административных правонарушениях согласно приложению № 3 к Инструкции.
3.4. Все страницы дела нумеруются. В деле об административном правонарушении ведется внутренняя опись, в которой отражается наименование документа и порядковый номер страниц его расположения.
Внутренняя опись подписывается секретарем.
Например:
1.
Протокол об административном правонарушении
стр. 1
2.
Объяснения свидетеля Фамилия И.О.
стр. 2 - 3
3.
Объяснения потерпевшего Фамилия И.О.
стр. 4 - 8
Итого: наименований 3 (три)
Секретарь комиссии Фамилия И.О. (подпись) 20.05.2015
3.5. Допускается внесение дополнений в опись после ее первичного оформления в случае поступления материалов, решений судов и т.д. после формирования дела об административном правонарушении.
Например:
1.
Протокол об административном правонарушении
стр. 1
2.
Объяснения свидетеля Фамилия И.О.
стр. 2 - 3
3.
Объяснения потерпевшего Фамилия И.О.
стр. 4 - 8
Итого: наименований 3 (три)
Секретарь комиссии Фамилия И.О. (подпись) 20.05.2015
4.
Решение Интинского городского суда от 15.06.2015
стр. 9 - 13
5.
Квитанция об оплате штрафа
стр. 14
Итого: наименований 5 (пять)
Секретарь комиссии Фамилия И.О. (подпись) 25.06.2015
3.6. Реквизиты обложки дела включают: учетный номер; данные о лице, в отношении которого возбуждено дело (Ф.И.О. полностью); пункты, части и номера статей Закона Республики Коми № 95-РЗ, по которым возбуждено дело; дата начала и дата окончания рассмотрения дела; срок хранения дела.
Например:
Дело № 00039/2015 в отношении Фамилия Имя Отчество
об административном правонарушении, предусмотренном ч. 22 ст. 6 Закона Республики Коми от 30.12.2003 № 95-РЗ
начато 25.05.2015 окончено 25.06.2015
срок хранения ____ лет
3.7. Хранение дел осуществляется таким образом, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа к материалам посторонних лиц.
3.8. Дела об административных правонарушениях, по которым решение принято комиссией, хранятся в комиссии в хронологическом расположении по месяцам совершения правонарушения, принятым мерам административного воздействия (оштрафованные, предупрежденные, прекращенные), по статьям Закона Республики Коми от 30.12.2003 № 95-РЗ.
Дела с исполненными постановлениями хранятся отдельно от неисполненных.
3.9. В случае вынесения определения о передаче дела в другой орган секретарем составляется сопроводительное письмо, в котором указываются: № протокола; сведения о правонарушителе; номер статьи закона, устанавливающего административную ответственность; количество направляемых материалов.
К сопроводительному письму прилагаются материалы административного дела и определение о передаче дела.
Сопроводительное письмо подписывается председателем комиссии либо лицом, его замещающим, и регистрируется в журнале исходящих документов. Копии сопроводительных писем подшиваются в номенклатурное дело исходящих документов.
3.10. Объем номенклатурного дела составляет не более 250 листов. В случае окончания номенклатурного дела в течение года, заводится следующий том.
В случае малого числа документов в номенклатурном деле допускается перевод ведения дела на следующий календарный год.
4. Сроки хранения документации административного
производства
4.1. Материалы оконченных административных дел хранятся в течение установленного законодательством срока, затем подлежат уничтожению.
4.2. Срок хранения номенклатурных дел определен номенклатурой дел администрации МОГО "Инта".
По истечении срока хранения документация административного производства уничтожается по акту комиссии, подписанному ее членами, постоянного хранения - передается в архив администрации МОГО "Инта".
Уничтожение осуществляется под контролем секретаря комиссии путем сжигания, измельчения на фрагменты не более 2,5 кв.см, исключающим возможность ознакомления посторонних лиц с уничтоженными документами, неполное уничтожение документов, позволяющее их восстановить.
Приложение № 1
к Инструкции
об организации делопроизводства
в административной комиссии
МОГО "Инта"
Журнал
регистрации входящих документов
№ п/п
Дата регистрации
Исходящий номер и дата полученного документа
Наименование должностного лица, органа, от которого поступил документ
Наименование документа и краткое содержание
Ф.И.О. и подпись исполнителя
1
2
3
4
5
6
Приложение № 2
к Инструкции
об организации делопроизводства
в административной комиссии
МОГО "Инта"
Журнал
регистрации исходящих документов
№ п/п
Дата и номер регистрации
Наименование должностного лица, органа, которому адресован документ, адрес
Наименование документа и краткое содержание
Исполнитель
Примечание
1
2
3
4
5
6
Приложение № 3
к Инструкции
об организации делопроизводства
в административной комиссии
МОГО "Инта"
Журнал
регистрации дел об административных правонарушениях
№ п/п
№ дела (№ дела по предыдущей регистрации)
Ф.И.О. правонарушителя (наименование юридического лица)
Наименование органа (должностного лица), составившего протокол
Статья Закона Республики Коми
Дата регистрации дела
Дата рассмотрения дела
Результат рассмотрения дела
Обжалование (кем обжаловано, дата и исх. N)
Дата и результат рассмотрения жалобы (протеста)
Дата вступления в законную силу
Дата обращения к исполнению
Сумма штрафа
Списано в архив (дата, № по описи)
Примечание
наложено
взыскано
возврат протокола исх. N, дата
назначено наказание
производство прекращено (основания прекращения)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Приложение № 4
к Инструкции
об организации делопроизводства
в административной комиссии
МОГО "Инта"
Разносная книга
для местной корреспонденции
№ п/п
Наименование корреспонденции
Адресат
Исходящий N, дата
Дата получения
Ф.И.О. получившего корреспонденцию
Расписка в получении
1
2
3
4
5
6
7
Приложение № 5
к Инструкции
об организации делопроизводства
в административной комиссии
МОГО "Инта"
Опись
заказных бандеролей (писем)
№ п/п
Адресат
Содержание
Исходящий № и дата переписки
Вес
Сумма почтового сбора
№ заказного отправления
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
------------------------------------------------------------------