Постановление администрации муниципального района "Вуктыл" от 25.05.2015 N 05/384 "Об утверждении регламента по делопроизводству в администрации муниципального района "Вуктыл" в рамках системы электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи"
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "ВУКТЫЛ"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 мая 2015 г. № 05/384
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "ВУКТЫЛ"
В РАМКАХ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ
В целях совершенствования делопроизводства по организации движения документов с использованием системы электронного документооборота в администрации муниципального района "Вуктыл" администрация муниципального района "Вуктыл" постановляет:
1. Утвердить регламент по делопроизводству в администрации муниципального района "Вуктыл" в рамках системы электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации муниципального района "Вуктыл", муниципального казенного учреждения "Административно-хозяйственный отдел", муниципального казенного учреждения "Управление муниципальных заказов", муниципального казенного учреждения "Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям муниципального района "Вуктыл" ознакомить всех своих работников с настоящим постановлением.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
4. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на начальника Управления делами администрации муниципального района "Вуктыл" К.С.Козлову.
Руководитель администрации
муниципального района
"Вуктыл"
Д.ИВАНЕНКО
Утвержден
Постановлением
администрации муниципального района
"Вуктыл"
от 25 мая 2015 г. № 05/384
(приложение)
РЕГЛАМЕНТ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
"ВУКТЫЛ" В РАМКАХ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ
1. Общие положения
1.1. Термины и определения
1.1.1. В настоящем регламенте по делопроизводству (далее - Регламент) используются понятия, установленные Федеральными законами от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и от 10 января 2002 года № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
1.1.2. Для целей настоящего Регламента используются следующие основные определения:
1) делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
2) документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
3) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
4) официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
5) юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
6) подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа;
7) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
8) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
9) входящий документ - документ, поступивший в администрацию муниципального района "Вуктыл" (далее - Администрация);
10) исходящий документ - официальный документ, отправляемый из Администрации;
11) внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы Администрации;
12) система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;
13) вид документа - принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;
14) бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа;
15) унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
16) реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
17) автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
18) гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;
19) резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащий принятое им решение;
20) электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
21) организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности Администрации;
22) документооборот - движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
23) документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
24) регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;
25) контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
26) срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
27) дело - совокупность документов (документ), относящихся (относящийся) к одному вопросу или направлению деятельности;
28) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
29) система электронного документооборота (СЭД) - программно-аппаратный комплекс для технического обеспечения процессов документирования и организации работы с электронными документами в Администрации;
30) пользователь СЭД - работник, получивший право использования СЭД в установленном порядке;
31) автор УФД - пользователь, с учетными данными которого в СЭД была создана (заполнена) соответствующая унифицированная форма документа;
32) справочник - совокупность записей, содержащих краткие сведения по какому-либо вопросу, объекту, области знаний. Запись справочника соответствует общей структуре справочника и имеет фиксированный набор реквизитов;
33) личная папка - папка, которая используется для хранения ссылок на документы, в том числе:
а) документы, созданные данным пользователем;
б) документы, по которым данному пользователю направлено поручение;
в) документы, доступ к которым предоставлен пользователю от других пользователей.
Пользователь может самостоятельно создать необходимые дополнительные папки, для организации хранения ссылок на документы. Специальные папки сформированы в СЭД для хранения ссылок на зарегистрированные документы, образуя журналы;
34) журнал - альтернативное название общих папок для хранения документов определенных подразделений;
35) маршрут документооборота - последовательность этапов обработки документа, с указанием участников, сроков исполнения документа, условий перехода от этапа к этапу;
36) права доступа - совокупность технических мероприятий в СЭД, обеспечивающих доступ к информации и функциям СЭД. Основные принципы управления правами:
а) единицей хранения информации и объектом прав доступа является заполненная в СЭД УФД, включая вложенный электронный документ;
б) УФД, заполненная пользователем, доступна только данному пользователю и другим пользователям, у которых есть права доступа на "Личную папку" данного пользователя;
в) если документ в процессе оформления в СЭД был зарегистрирован и (или) помещен в какую-либо папку или журнал - доступ к такой УФД появляется у пользователей, у которых есть права доступа на данную папку;
г) доступ можно запретить или разрешить. Значение "по умолчанию" означает, что данное право доступа не определено и зависит от других настроек СЭД;
д) права доступа различаются по приоритетам: права, определенные для конкретных работников, являются более значимыми, чем права, определенные для подразделений;
е) если документ направлен по маршруту, то все участники автоматически получают права на просмотр УФД. Для выполнения поручения по доработке документа - исполнитель получает право на редактирование УФД;
37) межведомственная система электронного документооборота (МСЭД) - совокупность программно-аппаратных средств, организационных мероприятий, участников системы и отношений между участниками, возникающих при обеспечении процессов документирования и организации работы с документами;
38) участник МСЭД - организация, получившая доступ к МСЭД в установленном порядке. При этом участник МСЭД может не быть пользователем программного продукта СЭД;
39) оператор МСЭД - уполномоченная организация, осуществляющая деятельность по эксплуатации МСЭД, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных;
40) оператор безопасности МСЭД - уполномоченная организация, обеспечивающая информационную безопасность в МСЭД при использовании ЭЦП.
1.2. Область применения Регламента
1.2.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок организации делопроизводства в Администрации с использованием системы электронного документооборота.
1.2.2. Настоящий Регламент не заменяет собой действующую техническую документацию по программному продукту, используемому для реализации СЭД.
1.2.3. Настоящий Регламент не заменяет собой действующий порядок делопроизводства, документирования и архивного хранения для документов на бумажном носителе.
1.2.4. Настоящий Регламент устанавливает порядок обработки только для документов с грифом доступа "Для общего пользования". Порядок обработки документов с грифами "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Не для печати" осуществляется в установленном порядке.
1.2.5. Настоящий Регламент не содержит информации об общих принципах и особенностях работы с персональным компьютером, использования программного обеспечения операционных систем, иного программного обеспечения.
1.2.6. Настоящий Регламент должен использоваться всеми работниками, участвующими в процессах делопроизводства Администрации или выполняющими работы по техническому, методологическому или организационному сопровождению системы документации.
1.3. Классификация обрабатываемых документов
1.3.1. Документы классифицируются по типам и видам. Каждому типу документа соответствует свой набор реквизитов. Классификация документов по типам обусловлена в первую очередь направлением документооборота - входящие, исходящие, внутренние. Вид документа - классифицирует документы по признакам содержания и целевого назначения. Перечень видов документов классифицируется на три типа: входящие, исходящие и внутренние. Дальнейший уровень классификации видов документов устанавливается в СЭД. Каждый вид документа имеет индивидуальный маршрут движения и целевое назначение. При добавлении нового вида документа необходимо подготовить соответствующий запрос в службу сопровождения оператора МСЭД с указанием маршрута документа и его целевого назначения. Новый вид документа и его маршрут должен быть отражен в настоящем Регламенте.
1.4. Порядок использования информации
1.4.1. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.4.2. При увольнении или переходе на другую работу, в другое подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним подлинники, дубликаты и копии документов руководителю соответствующего подразделения. Для передачи полномочий в СЭД на документы от данного работника к другому, руководитель соответствующего подразделения должен направить оператору МСЭД заявление и копии распорядительных документов о кадровых перемещениях или перераспределении обязанностей работников.
1.5. Ответственность за соблюдение Регламента
1.5.1. Работники несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента и иных документов, устанавливающих порядок организации работы с документами, сохранность находящихся у них документов, независимо от вида носителя. За нарушение порядка обращения с документами работник Администрации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
1.5.2. Контроль за соблюдением работниками требований и порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляется непосредственными руководителями структурных подразделений.
1.6. Разрешение конфликтов при использовании СЭД,
в том числе с применением ЭЦП
1.6.1. В ходе обмена электронными документами возможно возникновение конфликтных ситуаций в следующих случаях:
а) оспаривание факта отправления и (или) получения электронного документа;
б) оспаривание времени отправления и (или) получения электронного документа;
в) оспаривание содержания отправленного (полученного) электронного документа;
г) оспаривание идентичности экземпляров электронного документа и (или) подлинника и копии электронного документа на бумажном носителе;
д) оспаривание целостности электронного документа;
е) оспаривание идентификации уполномоченного работника, заверившего электронный документ ЭЦП;
ж) оспаривание полномочий уполномоченного работника, заверившего электронный документ ЭЦП;
з) оспаривание действительности и правомочности использования сертификата ключа подписи, использованного для заверения электронного документа;
и) оспаривание факта назначения исполнителя или указанного срока исполнения поручения;
к) недоверие к технологии обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;
л) недоверие к используемым структурам и форматам электронного документа;
м) недоверие к программно-техническим средствам обеспечения обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;
н) недоверие к уполномоченным сотрудникам удостоверяющего центра;
о) иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе обмена электронными документами.
1.6.2. Конфликтные ситуации регулируются участниками МСЭД в рабочем порядке и (или) комиссией по разрешению конфликтной ситуации в порядке, установленном действующим Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".
1.6.3. В случае невозможности урегулирования конфликтной ситуации в рабочем порядке и (или) комиссией конфликтные ситуации разрешаются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
2. Организация работы с документами
2.1. Порядок доступа к СЭД
2.1.1. Пользователями СЭД являются все работники, участники МСЭД, получившие доступ к СЭД в порядке, установленном действующим Положением о системе межведомственного электронного документооборота.
2.1.2. Доступ пользователей к программному продукту СЭД осуществляется на основе индивидуальных идентификационных данных: имени пользователя и пароля пользователя. Выдачу идентификационных данных пользователям и определение адреса доступа к СЭД осуществляет оператор МСЭД.
2.1.3. Пользовательский интерфейс СЭД представляет собой программный продукт, доступ к которому осуществляется через интернет-браузер, путем указания адреса доступа. В окне браузера отобразится форма идентификации пользователя. В форме идентификации необходимо указать индивидуальные идентификационные данные. При успешном входе в СЭД отобразится главная страница.
2.1.4. В СЭД реализована возможность работы за другого работника в режиме замещения. Режим замещения устанавливается в соответствии с порядком замещения в Администрации на период отпусков, болезни, командировки и прочих отсутствий на рабочем месте в соответствии с законодательством. Заместитель получает доступ к личной папке замещаемого, имеет возможность исполнять его поручения. При входе в СЭД заместителю предлагается выбрать работника, за которого он будет работать в течение пользовательской сессии.
2.2. Документирование. Оформление документа
2.2.1. Документирование управленческой деятельности в Администрации осуществляется в соответствии с действующей инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением Администрации от 4 июля 2007 года № 07/519 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации муниципального района "Вуктыл", которая определяет требования к оформлению документов: перечень бланков, перечень обязательных и необязательных реквизитов, расположение реквизитов, начертание и размер шрифтов, форматы листов, использование выделений, оформление заголовков, грифов, форматирование текста.
2.2.2. Оформление документов может выполняться всеми работниками Администрации. Оформление УФД с использованием СЭД должны выполнять только пользователи СЭД.
2.2.3. Документ, независимо от носителя, оформляется, как правило, на бланке установленного образца.
2.2.4. При документировании информации с использованием СЭД необходимо:
1) определить тип документа;
2) определить вид документа;
3) заполнить выбранную УФД;
4) заполнить раздел УФД "Маршрут документа";
5) сохранить результаты ввода информации;
6) отправить документ по выбранному маршруту.
2.2.5. Некоторые реквизиты требуют обязательного ввода значений и помечены специальным образом, в соответствии с действующей технической документацией по программному продукту. Обязательные реквизиты используются для отображения документов в СЭД и содержат основные данные, по которым осуществляется поиск и фильтрация документов. Дополнительные реквизиты не требуют обязательного заполнения, однако существенно облегчают поиск документов в СЭД. Перечень реквизитов УФД:
1) тема документа. Текст этого реквизита определяет тематику документа в СЭД;
2) отправитель (только для входящих документов) - сведения об отправителе документа:
а) отправитель;
б) дата регистрации документа у отправителя (если указана);
в) исходящий номер отправителя, присвоенный документу отправителем (если указан);
г) адресат - один или несколько работников Администрации, на имя которых адресован входящий документ;
д) корреспондент - лицо, подписавшее документ;
е) доставка - способ получения входящего документа;
3) получатель (только для исходящих документов) - сведения о получателе исходящего документа за пределами Администрации:
а) получатель - один или несколько контрагентов (организации, сотрудники, или физические лица), которым адресован документ;
б) адресат - одно или несколько лиц, на имя которых адресуется документ;
в) корреспондент - лицо, подписывающее документ;
г) доставка - способ доставки исходящего документа получателю;
д) автор - сведения об авторе унифицированной формы документа;
4) краткое содержание - описание документа, в общих чертах отражающее содержание документа;
5) файлы документа - вложенные электронные документы;
6) общие реквизиты:
а) гриф доступа - гриф доступа к данному документу;
б) приоритет - реквизит, указывающий с каким приоритетом следует обрабатывать этот документ;
в) дата создания (только для внутренних и исходящих документов) - дата создания документа;
г) состав документа - описание состава документа, например, количество листов и томов;
д) примечание - текстовый комментарий к документу;
7) регистрационные данные:
а) дело по номенклатуре;
б) регистрационный номер;
в) дата регистрации;
г) место регистрации;
8) контроль исполнения - информация о контроле исполнения документа:
а) статус контроля - указывает состояние признака контроля для данного документа;
б) срок исполнения - дата, к которой данный документ должен быть исполнен;
в) контролер - лицо, выполняющее контроль за исполнением документа;
г) папка контроля - специальная папка, куда попадают контролируемые документы;
д) личный контроль - признак контроля, позволяющий автору наблюдать за исполнением данного документа через быстрый фильтр "На личном контроле";
9) дополнительные сведения - информация о связанных документах и участниках:
а) связанные документы - перечень документов, на основании которых был создан данный документ;
10) маршрут документа - предопределенный список запланированных задач по документу. Описание процессов маршрутов документов изложено в разделе "3. Порядок обработки документов" настоящего Регламента. Маршрут движения документа настраивается оператором МСЭД и отвечает правилам обработки конкретных видов документов, принятым в Администрации. При необходимости, параметры поручений по документу в рамках маршрута можно изменить. Каждое поручение в рамках маршрута движения документа обязательно содержит исполнителя и срок исполнения. После создания и отправки документа участникам процесса обработки документа (исполнителям) выдаются поручения согласно заданному маршруту движения документа.
2.2.6. При оформлении, хранении и совместной работе над документами с использованием средств вычислительной техники необходимо соблюдать следующие дополнительные требования:
1) для работы с текстовыми документами - использовать файлы формата "Документ Microsoft Word" с расширением файла DOC;
2) для работы с электронными таблицами - использовать файлы формата "Таблица Microsoft Excel" с расширением файла XLS;
3) для хранения копий документов, без возможности редактирования - использовать файлы формата "Портативный формат документов" с расширением файла PDF;
4) для хранения комплектов документов большого объема - использовать файлы формата "Сжатый файл" с расширением файла ZIP;
5) при формировании имен файлов следует использовать буквы русского и латинского алфавита и арабские цифры. В качестве разделителей в наименовании файла следует использовать символы "пробел", "точка", "дефис". Имена файлов должны соответствовать шаблону:
а) вид документа;
б) тема документа и (или) номер документа и (или) дата документа;
в) ключевое слово ("Проект", "Версия").
2.2.7. Допускается оформление электронного документа без вложенных файлов. В этом случае содержательная часть документа отражается в реквизите "Краткое содержание".
2.3. Подготовка поручений
2.3.1. Подготовка и выдача поручений могут выполняться всеми работниками Администрации и определяются действующими нормативными и распорядительными документами о распределении полномочий между работниками Администрации. Оформление поручений с использованием СЭД должны выполнять только пользователи СЭД.
2.3.2. При формировании поручения в СЭД необходимо соблюдать следующие требования:
1) вид поручения должен соответствовать его назначению: регистрация, согласование, подписание, рассмотрение, доработка, исполнение, отправление (пересылка), архивация;
2) поручение должно однозначно описывать задание, исполнителя и форму предоставления результатов выполнения задания;
3) в поручении должен быть указан срок.
2.3.3. В СЭД выдать поручение возможно одним из способов:
1) если документируется (оформляется в СЭД) типовой документ - его необходимо направить по типовому маршруту (согласно установленному в СЭД виду документа). СЭД одновременно автоматически выдаст поручения всем участникам маршрута. Результатом выполнения поручения является резолюция;
2) если необходимо выдать поручение работнику - в СЭД оформляется поручение по документу. При необходимости получить отчет об исполнении поручения для проверки результата, выдавая поручение, необходимо указать признак "Контроля результата исполнения" и "Контролера";
3) если необходимо выдать поручение работнику другого подразделения - в СЭД оформляется отдельный внутренний документ. Внутренний документ должен быть направлен по своему маршруту, который обеспечит доведение поручения до исполнителя, через этапы согласования и подписания. При необходимости получить отчет об исполнении поручения для проверки результата при оформлении документа необходимо в тексте задания указать на необходимость ответа и его форму;
4) если необходимо выдать поручение работнику другой организации - в СЭД оформляется отдельный исходящий документ. Исходящий документ должен быть направлен по своему маршруту, который обеспечит доведение поручения до исполнителя, через этапы согласования, утверждения, отправки, регистрации и рассмотрения. При необходимости получить отчет об исполнении поручения для проверки результата при оформлении документа необходимо в тексте задания указать на необходимость ответа и его форму.
2.4. Регистрация входящей документации
2.4.1. Регистрация входящей документации выполняется работниками отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации.
2.4.2. Не подлежат регистрации в СЭД и направляются напрямую в структурные подразделения, минуя заместителей руководителя Администрации, следующие виды документов:
1) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
2) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и так далее;
3) информация от муниципальных образований по запросам структурного подразделения;
4) документы, поступающие по запросу структурного подразделения в части сбора сводной информации (на исходящий номер);
5) счета на оплату, акты выполненных работ, счета-фактуры, балансы, протоколы разногласий, акты сверок, акты приема-передачи, финансовые отчеты и прогнозы, соглашения (договоры), контракты, платежные поручения, справки об ассигнованиях, сметы доходов и расходов.
2.4.3. При нечитаемости текста, ошибке в указании адресата, ошибочных вложениях или отсутствии приложений, несоответствия ЭЦП и т.д. документы возвращаются отправителю без регистрации с сопроводительным шаблоном текста: "Возврат. Отсутствуют приложения", "Возврат. Нечитаемый текст" "Возврат. Неверный адресат", "Возврат. Отсутствует подпись" и т.д.
2.4.4. Документы, поступившие до 17 ч. 00 мин. текущего дня, в пятницу до 15 ч. 30 мин. и предпраздничные дни за час до окончания рабочего дня, регистрируются в СЭД в день поступления. Документы, поступившие после 17 ч. 00 мин., регистрируются до 10 ч. 00 мин. следующего рабочего дня. Корреспонденция с пометкой "Вручить лично", а также документы, не подлежащие регистрации, передаются по назначению в день их поступления.
2.4.5. Документы с отметкой о срочности доставки "Вручить немедленно" обрабатываются и вручаются немедленно, а с отметкой "Срочно" обрабатываются и вручаются в первую очередь.
2.4.6. В случаях, когда срок исполнения документа исчисляется часами (одним днем), документ может быть принят структурным подразделением для работы напрямую, с последующей его регистрацией.
2.4.7. После регистрации документ обрабатывается в соответствии с маршрутом, установленным для документов данного вида.
2.4.8. Для обеспечения соответствия бумажной и электронной копий распознавание документов не производится. Документ помещается в СЭД в виде графического файла.
2.4.9. Входящий документ от организации, являющейся участником МСЭД, должен поступать только через СЭД, который в дальнейшем регистрируется в отделе контроля и делопроизводства Управления делами Администрации с поручением "На обработку".
2.5. Регистрация исходящей документации
2.5.1. Регистрация исходящей документации выполняется работниками отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации.
2.5.2. При подготовке к отправке исходящей корреспонденции необходимо проверить правильность адресации, комплектность и целостность документов.
2.5.3. Документы, не содержащие реквизитов отправки, принимаются к отправке с сопроводительным письмом со всеми приложениями.
2.5.4. При нечитаемости текста, ошибке в указании адресата, ошибочных вложениях или отсутствии приложений, других необходимых элементов оформления, несоответствия ЭЦП работник отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации, выполняющий регистрацию, должен связаться с инициатором документа и решить возникшие вопросы в рабочем порядке. При невозможности устранения несоответствий, регистрация документа не выполняется, документ возвращается инициатору.
2.5.5. Исходящий документ, поступивший в отдел контроля и делопроизводства Управления делами Администрации на бумажном носителе, не регистрируется без соответствующего подписанного руководителем Администрации аналога в СЭД с поручением "На регистрацию".
2.5.6. Регистрация исходящего документа в СЭД совмещена с этапом отправки документа получателям. Во время регистрации исходящего документа работник должен заполнить поля формы "Регистрация документа" поручения "На регистрацию":
1) регистрационный номер - порядковый номер документа;
2) дата регистрации - дата регистрации документа;
3) папка регистрации - "Исходящая" в СЭД, в которую будет помещен документ после завершения исполнения поручения. "Регистрационная папка" должна соответствовать утвержденной номенклатуре дел и журналов;
4) комментарий исполнителя - комментарий по выполнению регистрации.
2.5.7. Если внешняя организация является участником МСЭД и пользователем СЭД, то электронный документ, подписанный ЭЦП, отправляется при помощи СЭД.
2.5.8. Если организация является участником МСЭД, но не является пользователем СЭД, электронный документ распечатывается, заверяется уполномоченным работником, внесенным в Республиканский реестр уполномоченных работников, заверяющих электронные документы, и направляется в бумажном виде.
2.5.9. Если внешняя организация не является участником МСЭД, то инициатор письма осуществляет распечатку документа, подписанного ЭЦП руководителя Администрации, и передает его для собственноручной подписи руководителю Администрации. Подписанный собственноручной подписью документ руководитель Администрации передает для регистрации в отдел контроля и делопроизводства Управления делами Администрации. Работник отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации регистрирует документ в СЭД, проставляет данные регистрации на бумажный носитель и отправляет документ по назначению почтой.
2.6. Контроль исполнения документа
2.6.1. Контроль за исполнением документов и поручений по ним включает в себя следующие действия:
1) постановка на контроль документа (поручения);
2) проверка хода исполнения документа (поручения) путем просмотра и анализа журналов СЭД по документу, уведомлений по электронной почте;
3) направление исполнителям соответствующих запросов и (или) напоминаний, в том числе вне СЭД (телефонный звонок, письмо по электронной почте и пр.);
4) учет исполнения документа (поручения) и анализ результатов;
5) снятие с контроля документа (поручения) на основании представленной информации, предложений.
2.6.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы и поручения по ним, в соответствии с порядком обработки документа конкретного вида.
2.6.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляется:
1) отделом контроля и делопроизводства Управления делами Администрации в отношении документов, которые зарегистрированы отделом контроля и делопроизводства Управления делами Администрации;
2) руководителями структурных подразделений в отношении своих поручений.
2.6.4. Сроки исполнения документов (поручений) определяются действующими нормативными документами.
Проекты нормативных правовых документов, присланных для согласования, рассматриваются и согласовываются руководителями структурных подразделений в течение 5 рабочих дней с момента представления документа. Проекты, требующие финансово-экономического обоснования, рассматриваются руководителями структурных подразделений в течение 10 дней с момента поступления.
В поручениях, содержащихся в актах Правительства Республики Коми, протоколах заседаний Правительства Республики Коми, а также поручениях Главы Республики Коми и его заместителей, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения. Поручения с грифом "срочно", "оперативно" предусматривает исполнение в течение 3 рабочих дней (если не указана другая дата).
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
2.6.5. Для постановки документа на контроль работник отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации должен выполнить следующие действия в СЭД:
1) найти УФД необходимого документа;
2) заполнить раздел УФД "Контроль исполнения";
3) результатом выполнения функции будет признак "На контроле", прикрепленный к документу; ссылка на данный документ будет помещена в папку "Документы на контроле".
2.6.6. Для постановки на личный контроль документ, по которому получено поручение, работник может выполнить следующие действия в СЭД:
1) найти УФД необходимого документа;
2) выполнить функцию "Поставить на личный контроль";
3) результатом выполнения функции будет специальный признак, прикрепленный к документу в "Личной папке" работника. Используя данный признак можно выполнять фильтрацию необходимых документов в "Личной папке";
4) если по документу необходимы напоминания о контрольных событиях - необходимо выполнить функцию "Создать напоминания". В результате СЭД будет оповещать автора созданных напоминаний о наступлении контрольных событий.
2.6.7. Для постановки на контроль выдаваемых поручений руководитель структурного подразделения может выполнить следующие действия в СЭД:
1) при формировании поручения указать контролера и (или) ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель осуществляет свод результатов исполнения поручения другими исполнителями и может завершить выполнение своего поручения только после того, как другие исполнители завершат исполнение своих поручений. Контролер принимает отчеты от исполнителей, контролирует качество и сроки исполнения выданного поручения, возвращает поручения исполнителям в случае неудовлетворительных результатов исполнения и корректирует сроки исполнения выданных поручений;
2) если по выданным поручениям указан только ответственный исполнитель и не указан контролер, то контроль результатов исполнения не осуществляется, ответственный исполнитель самостоятельно анализирует исполнение поручений других исполнителей и завершает исполнение своего поручения после завершения исполнения поручения другими исполнителями;
3) если по выданным поручениям указан только контролер и не указан ответственный, контроль результатов исполнения осуществляется контролером по каждому исполнителю. Свод результатов исполнения не осуществляется;
4) если по выданным поручениям назначены и ответственный исполнитель, и контролер, то ответственный исполнитель самостоятельно анализирует исполнение поручений других исполнителей, а контролер осуществляет прием результатов исполнения только сводного поручения.
2.7. Утрата и восстановление документа
2.7.1. В случае утраты оригинала документа на бумажном носителе, работник должен доложить руководителю подразделения, который направляет докладную записку руководителю Администрации. Дальнейшая работа осуществляется в соответствии с указаниями руководителя Администрации.
2.7.2. В случае утраты (удаления) документа в СЭД или вложенного файла, содержащего образ документа, работник должен:
1) самостоятельно восстановить файл или вложение, используя оригинальный источник информации, если работник является автором УФД;
2) обратиться в службу поддержки пользователей оператора МСЭД в установленном порядке и получить разъяснения по данному факту и рекомендации для дальнейших действий;
3) в случае если документ невозможно восстановить, работник докладывает руководителю подразделения, который направляет докладную записку руководителю Администрации. Дальнейшая работа осуществляется в соответствии с указаниями руководителя Администрации.
2.8. Отзыв документа (поручения)
2.8.1. При необходимости отозвать отправленный документ или выданное поручение работник должен:
1) связаться с получателем (исполнителем) документа в рабочем порядке и рекомендовать вернуть документ без регистрации или поручение с резолюцией "Без исполнения";
2) самостоятельно отозвать выданное поручение, указав причину, используя средства СЭД;
3) направить получателю (исполнителю) дополнительный документ или поручение, в тексте которого указать причины отзыва предыдущего документа или поручения и порядок возвращения или прекращения работы над документом.
2.9. Наложение и проверка ЭЦП
2.9.1. Необходимость подписания документов и (или) поручений при помощи ЭЦП определяется внутренними нормативными документами Администрации и соответствующими настройками СЭД.
2.9.2. Для подписания документа и (или) поручения пользователь СЭД должен выполнить следующие действия:
1) получить приглашение в пользовательском интерфейсе СЭД о необходимости поставить свою ЭЦП;
2) установить персональный носитель закрытого ключа подписи ЭЦП в USB-порт компьютера;
3) выполнить функцию подписания в пользовательском интерфейсе СЭД;
4) извлечь персональный носитель закрытого ключа подписи ЭЦП из USB-порта компьютера.
2.9.3. При получении документа и (или) резолюции, подписанной с помощью ЭЦП, необходимо проверить подлинность и действительность ЭЦП, поскольку СЭД не выполняет эту проверку в автоматическом режиме. Для этого необходимо выполнить функцию "Проверить ЭЦП" в пользовательском интерфейсе СЭД. В результате проверки ЭЦП СЭД отобразит информационное сообщение о результатах проверки.
2.9.4. В случае нарушения целостности ЭЦП пользователь СЭД не принимает к исполнению поступивший документ и далее действует в соответствии с порядком разрешения конфликтной ситуации.
2.9.5. Персональный носитель закрытого ключа ЭЦП для обеспечения безопасности СЭД должен подключаться к компьютеру только на время непосредственного подписания ЭЦП. В остальное время должен храниться в защищенном месте, в запираемой тумбе стола или сейфе.
2.10. Исполнение поручений
2.10.1. Суть поручения, сроки выполнения и форма предоставления результатов должны однозначно пониматься исполнителем либо из текста документа, по которому выдано поручение либо из комментария к поручению. Вид поручения в СЭД дополнительно определяет его назначение: регистрация, согласование, подписание, рассмотрение, доработка, исполнение, отправление (пересылка), архивация.
2.10.2. Срок исполнения с указанием "до" или "не позднее" конкретной календарной даты предполагает, что поручение должно быть исполнено соответственно до наступления либо в срок наступления указанной в поручении календарной даты. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
2.10.3. Документы или поручения, поступившие исполнителю ошибочно, незамедлительно возвращаются с соответствующей пометкой.
2.10.4. Каждый вид поручения определяет фиксированный набор действий доступных исполнителю по отношению к документу в СЭД:
1) согласование документа - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность ознакомиться с документом, выразить свое согласие или несогласие с текстом документа в виде резолюции, приложить к резолюции свою версию документа и, при необходимости, выдать дополнительные поручения по согласованию документа другим пользователям. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На согласование". Для выполнения этого поручения необходимо заполнить поля формы "Резолюция" и подтвердить свое решение:
а) резолюция - отражает решение участника по отношению к документу (согласен/не согласен). Резолюция влияет на маршрут движения документа. При положительной резолюции документ продолжит свое движение по маршруту, в противном случае, документ получит статус "Отклонен" и будет возвращен автору УФД на доработку;
б) комментарий к резолюции - пояснения к резолюции документа. Может содержать замечания к документу. В случае отрицательной резолюции ввод комментария - обязателен;
в) версии документа - предоставляет участнику возможность приложить свою редакцию документа;
г) список согласующих - отражает список участников маршрута, которым выданы поручения по согласованию документа. СЭД предоставляет возможность пополнить список согласующих документ и определить список дополнительных согласующих по документу. Дополнить список согласующих можно двумя способами:
1) добавить участников в рамках текущего поручения - такие поручения будут выданы в рамках текущего поручения. Этот способ привлечения дополнительных участников означает, что собственное поручение согласующего можно будет исполнить только после исполнения поручения, выданного дополнительному участнику. Добавление участников в рамках текущего поручения нужно использовать, когда исполнителю для согласования документа необходимо учесть мнение дополнительных согласующих;
2) добавить участников после (по итогам) текущего поручения - такое поручение будет выдано только после завершения текущего поручения на согласование документа;
д) в зависимости от настроек СЭД для завершения выполнения этого поручения может потребоваться установка ЭЦП на документ и/или резолюцию по поручению;
2) подписание документа - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность ознакомиться с документом, внести свою резолюцию об утверждении или отклонении документа и прокомментировать принятое решение. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На утверждение". Для выполнения этого поручения необходимо заполнить поля формы "Резолюция" и подтвердить свое решение:
а) резолюция - отражает решение участника по отношению к документу (Утверждаю/Не утверждаю). Резолюция влияет на маршрут движения документа. При положительной резолюции документ продолжит свое движение по маршруту, в противном случае, документ получит статус "Отклонен";
б) комментарий к резолюции - пояснения к резолюции документа. Может содержать замечания к документу. В случае отрицательной резолюции ввод комментария обязателен;
г) в зависимости от настроек СЭД для завершения выполнения этого поручения может потребоваться установка ЭЦП на документ и/или резолюцию по поручению;
3) рассмотрение документа - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность ознакомиться с документом и выдать поручения по этому документу другим пользователям СЭД. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На рассмотрение". Для выполнения этого поручения необходимо заполнить поля формы "Резолюция" и подтвердить свое решение:
а) резолюции - список поручений вида "Исполнение", которые следует выдать по итогам рассмотрения документа. В каждом поручении следует ввести текст поручения и указать исполнителей. Кроме того, в рамках выдаваемого поручения можно выбрать ответственного исполнителя (если исполнителей поручения указано несколько) и указать контролера;
б) при необходимости в поля формы "Подготовленные файлы и документы" можно вложить файлы с дополнительной информацией, создать новый связанный документ или указать ссылку на связанный документ, существующий в СЭД;
4) доработка документа - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность внести коррективы в документ. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На доработку". Для выполнения этого поручения необходимо отредактировать документ (реквизиты документа и/или содержание прикрепленных файлов) и отправить документ по маршруту;
5) исполнение документа - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность ознакомиться с документом, отразить результат своей работы над документом (представить отчет о выполнении поручения) и, при необходимости, выдать дополнительные поручения по документу другим пользователям. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На исполнение". Для выполнения этого поручения необходимо заполнить поля формы "Отчет об исполнении поручения" и завершить исполнение поручения:
а) комментарий исполнителя - описание результата выполнения поручения;
б) подготовленные файлы - предоставляет возможность вложить в отчет файлы, подтверждающие исполнение поручения;
в) подготовленные документы - предоставляет возможность создать новый документ или связать существующий документ в СЭД с отчетом об исполнении поручения, например, когда поручение требовало или подразумевало подготовку исходящего или внутреннего документа в СЭД;
г) дополнительные поручения - возможность создать дополнительные поручения вида "Исполнение" для других пользователей СЭД. Дополнительные поручения могут быть выданы в рамках исполнения собственного поручения или по итогам выполнения собственного поручения. В первом случае завершение выполнения собственного поручения будет невозможно до завершения дополнительных поручений. Во втором - дополнительные поручения будут сформированы только после выполнения текущего поручения. Таким образом, выдача поручения по итогам выполнения своего поручения формально завершает исполнение начального поручения. При необходимости, можно указать ответственного и контролера по поручению;
д) если в ходе работы над своим поручением необходимо выдать поручение работнику - в СЭД оформляется поручение по документу. При необходимости получить отчет об исполнении поручения для проверки результата, выдавая поручение необходимо указать признак "Контроля результата исполнения" и "Контролера";
е) если в ходе работы над своим поручением необходимо выдать поручение работнику другого подразделения, в СЭД оформляется отдельный внутренний документ. Внутренний документ должен быть направлен по своему маршруту, который обеспечит доведение поручения до исполнителя, через этапы согласования и подписания. При необходимости получить отчет об исполнении поручения для проверки результата при оформлении документа необходимо в тексте задания указать на необходимость ответа и его форму;
ж) если в ходе работы над своим поручением необходимо выдать поручение работнику другой организации, в СЭД оформляется отдельный исходящий документ. Исходящий документ должен быть направлен по своему маршруту, который обеспечит доведение поручения до исполнителя, через этапы согласования, утверждения, отправки, регистрации и рассмотрения. При необходимости получить отчет об исполнении поручения для проверки результата при оформлении документа необходимо в тексте задания указать на необходимость ответа и его форму;
6) принятие результата исполнения - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута, осуществляющий контроль качества исполнения ранее выданного поручения, имеет возможность ознакомиться с документом, отчетом исполнителя, приложенными файлами или документами и принять решение о принятии результатов исполнения или необходимости повторного исполнения поручения. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На принятие исполнения". Для выполнения этого поручения необходимо:
а) принять результат - в этом случае, результат выполнения поручения принимается;
б) вернуть на доработку - в этом случае, исполнителю повторно выдается поручение;
7) регистрация - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность ознакомиться с документом, присвоить документу регистрационные данные. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На регистрацию". Для выполнения этого поручения необходимо заполнить поля формы "Регистрация документа" и зарегистрировать документ:
а) дело по номенклатуре;
б) регистрационные номер - порядковый номер, который будет присвоен документу при выполнении регистрации;
в) дата регистрации - дата регистрации документа;
г) папка регистрации - "Регистрационная папка", в которую будет помещен документ при выполнении поручения;
д) комментарий исполнителя - описание результата выполнения поручения;
8) отправка - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность ознакомиться с документом, определить список получателей документа, осуществить отправку документа. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На отправку". Для выполнения этого поручения необходимо заполнить поля формы "Отправка документа" и отправить документ:
а) вид доставки - способ доставки документа, выбирается из справочника видов доставки;
б) адреса доставки - в данном поле следует определить список получателей документа. Адреса получателей выбираются из справочника контактов;
в) комментарий исполнителя - описание результата выполнения поручения.
3. Порядок обработки документов
3.1. Процесс обработки входящих документов
3.1.1. Процесс обработки входящих документов распространяется на все виды входящих документов, для которых не определен индивидуальный процесс обработки.
3.1.2. Основные этапы процесса:
1) регистрация документа;
2) рассмотрение документа;
3) исполнение документа.
3.1.3. Создание документа в СЭД выполняется работниками отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации в ходе обработки документов, поступающих от внешних организаций в соответствии с правилами документирования (подраздел "2.2. Документирование. Оформление документа" раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента).
3.1.4. Работник отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации:
1) заполняет УФД, указывая регистрационные данные в разделе "Общие реквизиты";
2) указывает руководителя Администрации, его заместителя согласно полномочиям в качестве рассматривающего;
3) отправляет документ по маршруту.
3.1.5. Рассмотрение документа выполняется в соответствии с порядком исполнения поручения "На рассмотрение" (подпункт 3 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента). В результате рассмотрения, рассматривающий выдает поручения подчиненным работникам "На исполнение". Для обеспечения достоверного контроля качества и сроков исполнения поручений необходимо указывать контролера и срок исполнения поручения.
3.1.6. Исполнение документа выполняется работниками, указанными в маршруте документа, в соответствии с порядком исполнения поручения "На исполнение" (подпункт 5 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента). Исполнитель может самостоятельно исполнить поручение, делегировать его исполнение или выдать дополнительные поручения подчиненным сотрудникам "в рамках" своего поручения, указав себя в качестве контролера и срок исполнения поручения. Исполнитель может завершить исполнение собственного поручения только после фактического исполнения поручения, приложив к отчету результаты исполнения поручения.
3.2. Обработка внутренних документов
3.2.1. Процесс обработки внутренних документов распространяется на все виды внутренних документов, для которых не определен индивидуальный процесс обработки.
3.2.2. Основные этапы процесса:
1) оформление документа;
2) согласование документа;
3) подписание документа;
4) исполнение документа.
3.2.3. Инициатором документа может быть любой работник Администрации.
3.2.4. Инициатор создает в СЭД внутренний документ соответствующего вида:
1) заполняет УФД;
2) указывает согласующих на этапе "Согласование". При необходимости последовательного согласования документа начальниками и руководителями в соответствии с иерархией подчинения согласующие разделяются по этапам согласования, например: в качестве согласующего на первом уровне согласования указывает непосредственного начальника отдела Инициатора, на втором уровне - начальника Управления Инициатора, на третьем - руководителей заинтересованных структурных подразделений. Для параллельного согласования необходимые согласующие указываются на одном уровне;
3) указывает руководителя Администрации за чьей подписью оформляется документ в качестве подписывающего на этапе "Подписание (с ЭЦП)";
4) указывает исполнителя на этапе "Исполнение";
5) отправляет документ по маршруту.
3.2.5. Согласование документа начальниками или руководителями выполняется в соответствии с порядком исполнения поручения "На согласование" (подпункт 1 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента). Согласующий вводит в СЭД резолюцию по документу.
3.2.6. При положительной резолюции документ направляется по маршруту на следующий этап процесса. При отрицательной резолюции документ получает статус "Отклонен" и возвращается автору "На доработку".
3.2.7. Подписание документа выполняется, в соответствии с порядком исполнения поручения "На утверждение" (подпункт 2 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента). Подписывающий вводит в СЭД резолюцию по документу и удостоверяет резолюцию, используя ЭЦП.
3.2.8. При положительной резолюции документ направляется по маршруту на следующий этап процесса. При отрицательной резолюции документ получает статус "Отклонен" и возвращается автору "На доработку".
3.2.9. Исполнение документа выполняется работниками, указанными в маршруте документа, в соответствии с порядком исполнения поручения "На исполнение" (подпункт 5 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента). Исполнитель может самостоятельно исполнить поручение, делегировать его исполнение или выдать дополнительные поручения подчиненным работникам "в рамках" своего поручения, указав себя в качестве контролера и срок исполнения поручения. Исполнитель может завершить исполнение собственного поручения только после фактического исполнения поручения, приложив к отчету результаты исполнения поручения.
3.3. Обработка исходящих документов
3.3.1. Процесс обработки внутренних документов распространяется на все виды исходящих документов, для которых не определен индивидуальный процесс обработки.
3.3.2. Основные этапы процесса:
1) оформление письма;
2) согласование письма;
3) подписание письма;
4) регистрация и отправка письма.
3.3.3. Инициатором письма может быть любой работник Администрации.
3.3.4. Инициатор создает в СЭД исходящий документ вида "Письмо":
1) заполняет УФД;
2) указывает согласующих на этапе "Согласование". При необходимости последовательного согласования документа начальниками и руководителями в соответствии с иерархией подчинения согласующие разделяются по этапам согласования, например: в качестве согласующего на первом уровне согласования указывает непосредственного начальника отдела инициатора, на втором уровне - начальника Управления Инициатора, на третьем - руководителей заинтересованных структурных подразделений, на четвертом - заместителя руководителя Администрации. Для параллельного согласования необходимые согласующие указываются на одном уровне;
3) указывает руководителя Администрации, от чьего имени направляется письмо в качестве подписывающего на этапе "Подписание (с ЭЦП)";
4) указывает отдел контроля и делопроизводства Управления делами Администрации в качестве исполнителя на этапе "Регистрация" (заполнено в СЭД по умолчанию);
5) отправляет документ по маршруту.
3.3.5. Согласование письма руководителями выполняется в соответствии с порядком исполнения поручения "На согласование" (подпункт 1 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента).
3.3.6. При положительной резолюции документ направляется по маршруту на следующий этап процесса. При отрицательной резолюции документ получает статус "Отклонен" и возвращается автору "На доработку".
3.3.7. Подписание документа выполняется, в соответствии с порядком исполнения поручения "На утверждение" (подпункт 2 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента). Подписывающий вводит в СЭД резолюцию по документу и удостоверяет резолюцию, используя ЭЦП.
3.3.8. При положительной резолюции документ направляется по маршруту на следующий этап процесса. При отрицательной резолюции документ получает статус "Отклонен" и возвращается автору "На доработку".
3.3.9. Регистрация и отправка документа адресату выполняется работником отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации в соответствии с правилами регистрации исходящей документации (подраздел "2.5. Регистрация исходящей документации" раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента).
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "ВУКТЫЛ"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 мая 2015 г. № 05/384
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "ВУКТЫЛ"
В РАМКАХ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ
В целях совершенствования делопроизводства по организации движения документов с использованием системы электронного документооборота в администрации муниципального района "Вуктыл" администрация муниципального района "Вуктыл" постановляет:
1. Утвердить регламент по делопроизводству в администрации муниципального района "Вуктыл" в рамках системы электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации муниципального района "Вуктыл", муниципального казенного учреждения "Административно-хозяйственный отдел", муниципального казенного учреждения "Управление муниципальных заказов", муниципального казенного учреждения "Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям муниципального района "Вуктыл" ознакомить всех своих работников с настоящим постановлением.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
4. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на начальника Управления делами администрации муниципального района "Вуктыл" К.С.Козлову.
Руководитель администрации
муниципального района
"Вуктыл"
Д.ИВАНЕНКО
Утвержден
Постановлением
администрации муниципального района
"Вуктыл"
от 25 мая 2015 г. № 05/384
(приложение)
РЕГЛАМЕНТ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
"ВУКТЫЛ" В РАМКАХ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ
1. Общие положения
1.1. Термины и определения
1.1.1. В настоящем регламенте по делопроизводству (далее - Регламент) используются понятия, установленные Федеральными законами от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и от 10 января 2002 года № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
1.1.2. Для целей настоящего Регламента используются следующие основные определения:
1) делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
2) документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
3) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
4) официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
5) юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
6) подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа;
7) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
8) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
9) входящий документ - документ, поступивший в администрацию муниципального района "Вуктыл" (далее - Администрация);
10) исходящий документ - официальный документ, отправляемый из Администрации;
11) внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы Администрации;
12) система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;
13) вид документа - принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;
14) бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа;
15) унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
16) реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
17) автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
18) гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;
19) резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащий принятое им решение;
20) электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
21) организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности Администрации;
22) документооборот - движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
23) документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
24) регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;
25) контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
26) срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
27) дело - совокупность документов (документ), относящихся (относящийся) к одному вопросу или направлению деятельности;
28) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
29) система электронного документооборота (СЭД) - программно-аппаратный комплекс для технического обеспечения процессов документирования и организации работы с электронными документами в Администрации;
30) пользователь СЭД - работник, получивший право использования СЭД в установленном порядке;
31) автор УФД - пользователь, с учетными данными которого в СЭД была создана (заполнена) соответствующая унифицированная форма документа;
32) справочник - совокупность записей, содержащих краткие сведения по какому-либо вопросу, объекту, области знаний. Запись справочника соответствует общей структуре справочника и имеет фиксированный набор реквизитов;
33) личная папка - папка, которая используется для хранения ссылок на документы, в том числе:
а) документы, созданные данным пользователем;
б) документы, по которым данному пользователю направлено поручение;
в) документы, доступ к которым предоставлен пользователю от других пользователей.
Пользователь может самостоятельно создать необходимые дополнительные папки, для организации хранения ссылок на документы. Специальные папки сформированы в СЭД для хранения ссылок на зарегистрированные документы, образуя журналы;
34) журнал - альтернативное название общих папок для хранения документов определенных подразделений;
35) маршрут документооборота - последовательность этапов обработки документа, с указанием участников, сроков исполнения документа, условий перехода от этапа к этапу;
36) права доступа - совокупность технических мероприятий в СЭД, обеспечивающих доступ к информации и функциям СЭД. Основные принципы управления правами:
а) единицей хранения информации и объектом прав доступа является заполненная в СЭД УФД, включая вложенный электронный документ;
б) УФД, заполненная пользователем, доступна только данному пользователю и другим пользователям, у которых есть права доступа на "Личную папку" данного пользователя;
в) если документ в процессе оформления в СЭД был зарегистрирован и (или) помещен в какую-либо папку или журнал - доступ к такой УФД появляется у пользователей, у которых есть права доступа на данную папку;
г) доступ можно запретить или разрешить. Значение "по умолчанию" означает, что данное право доступа не определено и зависит от других настроек СЭД;
д) права доступа различаются по приоритетам: права, определенные для конкретных работников, являются более значимыми, чем права, определенные для подразделений;
е) если документ направлен по маршруту, то все участники автоматически получают права на просмотр УФД. Для выполнения поручения по доработке документа - исполнитель получает право на редактирование УФД;
37) межведомственная система электронного документооборота (МСЭД) - совокупность программно-аппаратных средств, организационных мероприятий, участников системы и отношений между участниками, возникающих при обеспечении процессов документирования и организации работы с документами;
38) участник МСЭД - организация, получившая доступ к МСЭД в установленном порядке. При этом участник МСЭД может не быть пользователем программного продукта СЭД;
39) оператор МСЭД - уполномоченная организация, осуществляющая деятельность по эксплуатации МСЭД, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных;
40) оператор безопасности МСЭД - уполномоченная организация, обеспечивающая информационную безопасность в МСЭД при использовании ЭЦП.
1.2. Область применения Регламента
1.2.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок организации делопроизводства в Администрации с использованием системы электронного документооборота.
1.2.2. Настоящий Регламент не заменяет собой действующую техническую документацию по программному продукту, используемому для реализации СЭД.
1.2.3. Настоящий Регламент не заменяет собой действующий порядок делопроизводства, документирования и архивного хранения для документов на бумажном носителе.
1.2.4. Настоящий Регламент устанавливает порядок обработки только для документов с грифом доступа "Для общего пользования". Порядок обработки документов с грифами "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Не для печати" осуществляется в установленном порядке.
1.2.5. Настоящий Регламент не содержит информации об общих принципах и особенностях работы с персональным компьютером, использования программного обеспечения операционных систем, иного программного обеспечения.
1.2.6. Настоящий Регламент должен использоваться всеми работниками, участвующими в процессах делопроизводства Администрации или выполняющими работы по техническому, методологическому или организационному сопровождению системы документации.
1.3. Классификация обрабатываемых документов
1.3.1. Документы классифицируются по типам и видам. Каждому типу документа соответствует свой набор реквизитов. Классификация документов по типам обусловлена в первую очередь направлением документооборота - входящие, исходящие, внутренние. Вид документа - классифицирует документы по признакам содержания и целевого назначения. Перечень видов документов классифицируется на три типа: входящие, исходящие и внутренние. Дальнейший уровень классификации видов документов устанавливается в СЭД. Каждый вид документа имеет индивидуальный маршрут движения и целевое назначение. При добавлении нового вида документа необходимо подготовить соответствующий запрос в службу сопровождения оператора МСЭД с указанием маршрута документа и его целевого назначения. Новый вид документа и его маршрут должен быть отражен в настоящем Регламенте.
1.4. Порядок использования информации
1.4.1. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.4.2. При увольнении или переходе на другую работу, в другое подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним подлинники, дубликаты и копии документов руководителю соответствующего подразделения. Для передачи полномочий в СЭД на документы от данного работника к другому, руководитель соответствующего подразделения должен направить оператору МСЭД заявление и копии распорядительных документов о кадровых перемещениях или перераспределении обязанностей работников.
1.5. Ответственность за соблюдение Регламента
1.5.1. Работники несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента и иных документов, устанавливающих порядок организации работы с документами, сохранность находящихся у них документов, независимо от вида носителя. За нарушение порядка обращения с документами работник Администрации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
1.5.2. Контроль за соблюдением работниками требований и порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляется непосредственными руководителями структурных подразделений.
1.6. Разрешение конфликтов при использовании СЭД,
в том числе с применением ЭЦП
1.6.1. В ходе обмена электронными документами возможно возникновение конфликтных ситуаций в следующих случаях:
а) оспаривание факта отправления и (или) получения электронного документа;
б) оспаривание времени отправления и (или) получения электронного документа;
в) оспаривание содержания отправленного (полученного) электронного документа;
г) оспаривание идентичности экземпляров электронного документа и (или) подлинника и копии электронного документа на бумажном носителе;
д) оспаривание целостности электронного документа;
е) оспаривание идентификации уполномоченного работника, заверившего электронный документ ЭЦП;
ж) оспаривание полномочий уполномоченного работника, заверившего электронный документ ЭЦП;
з) оспаривание действительности и правомочности использования сертификата ключа подписи, использованного для заверения электронного документа;
и) оспаривание факта назначения исполнителя или указанного срока исполнения поручения;
к) недоверие к технологии обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;
л) недоверие к используемым структурам и форматам электронного документа;
м) недоверие к программно-техническим средствам обеспечения обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;
н) недоверие к уполномоченным сотрудникам удостоверяющего центра;
о) иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе обмена электронными документами.
1.6.2. Конфликтные ситуации регулируются участниками МСЭД в рабочем порядке и (или) комиссией по разрешению конфликтной ситуации в порядке, установленном действующим Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".
1.6.3. В случае невозможности урегулирования конфликтной ситуации в рабочем порядке и (или) комиссией конфликтные ситуации разрешаются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
2. Организация работы с документами
2.1. Порядок доступа к СЭД
2.1.1. Пользователями СЭД являются все работники, участники МСЭД, получившие доступ к СЭД в порядке, установленном действующим Положением о системе межведомственного электронного документооборота.
2.1.2. Доступ пользователей к программному продукту СЭД осуществляется на основе индивидуальных идентификационных данных: имени пользователя и пароля пользователя. Выдачу идентификационных данных пользователям и определение адреса доступа к СЭД осуществляет оператор МСЭД.
2.1.3. Пользовательский интерфейс СЭД представляет собой программный продукт, доступ к которому осуществляется через интернет-браузер, путем указания адреса доступа. В окне браузера отобразится форма идентификации пользователя. В форме идентификации необходимо указать индивидуальные идентификационные данные. При успешном входе в СЭД отобразится главная страница.
2.1.4. В СЭД реализована возможность работы за другого работника в режиме замещения. Режим замещения устанавливается в соответствии с порядком замещения в Администрации на период отпусков, болезни, командировки и прочих отсутствий на рабочем месте в соответствии с законодательством. Заместитель получает доступ к личной папке замещаемого, имеет возможность исполнять его поручения. При входе в СЭД заместителю предлагается выбрать работника, за которого он будет работать в течение пользовательской сессии.
2.2. Документирование. Оформление документа
2.2.1. Документирование управленческой деятельности в Администрации осуществляется в соответствии с действующей инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением Администрации от 4 июля 2007 года № 07/519 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации муниципального района "Вуктыл", которая определяет требования к оформлению документов: перечень бланков, перечень обязательных и необязательных реквизитов, расположение реквизитов, начертание и размер шрифтов, форматы листов, использование выделений, оформление заголовков, грифов, форматирование текста.
2.2.2. Оформление документов может выполняться всеми работниками Администрации. Оформление УФД с использованием СЭД должны выполнять только пользователи СЭД.
2.2.3. Документ, независимо от носителя, оформляется, как правило, на бланке установленного образца.
2.2.4. При документировании информации с использованием СЭД необходимо:
1) определить тип документа;
2) определить вид документа;
3) заполнить выбранную УФД;
4) заполнить раздел УФД "Маршрут документа";
5) сохранить результаты ввода информации;
6) отправить документ по выбранному маршруту.
2.2.5. Некоторые реквизиты требуют обязательного ввода значений и помечены специальным образом, в соответствии с действующей технической документацией по программному продукту. Обязательные реквизиты используются для отображения документов в СЭД и содержат основные данные, по которым осуществляется поиск и фильтрация документов. Дополнительные реквизиты не требуют обязательного заполнения, однако существенно облегчают поиск документов в СЭД. Перечень реквизитов УФД:
1) тема документа. Текст этого реквизита определяет тематику документа в СЭД;
2) отправитель (только для входящих документов) - сведения об отправителе документа:
а) отправитель;
б) дата регистрации документа у отправителя (если указана);
в) исходящий номер отправителя, присвоенный документу отправителем (если указан);
г) адресат - один или несколько работников Администрации, на имя которых адресован входящий документ;
д) корреспондент - лицо, подписавшее документ;
е) доставка - способ получения входящего документа;
3) получатель (только для исходящих документов) - сведения о получателе исходящего документа за пределами Администрации:
а) получатель - один или несколько контрагентов (организации, сотрудники, или физические лица), которым адресован документ;
б) адресат - одно или несколько лиц, на имя которых адресуется документ;
в) корреспондент - лицо, подписывающее документ;
г) доставка - способ доставки исходящего документа получателю;
д) автор - сведения об авторе унифицированной формы документа;
4) краткое содержание - описание документа, в общих чертах отражающее содержание документа;
5) файлы документа - вложенные электронные документы;
6) общие реквизиты:
а) гриф доступа - гриф доступа к данному документу;
б) приоритет - реквизит, указывающий с каким приоритетом следует обрабатывать этот документ;
в) дата создания (только для внутренних и исходящих документов) - дата создания документа;
г) состав документа - описание состава документа, например, количество листов и томов;
д) примечание - текстовый комментарий к документу;
7) регистрационные данные:
а) дело по номенклатуре;
б) регистрационный номер;
в) дата регистрации;
г) место регистрации;
8) контроль исполнения - информация о контроле исполнения документа:
а) статус контроля - указывает состояние признака контроля для данного документа;
б) срок исполнения - дата, к которой данный документ должен быть исполнен;
в) контролер - лицо, выполняющее контроль за исполнением документа;
г) папка контроля - специальная папка, куда попадают контролируемые документы;
д) личный контроль - признак контроля, позволяющий автору наблюдать за исполнением данного документа через быстрый фильтр "На личном контроле";
9) дополнительные сведения - информация о связанных документах и участниках:
а) связанные документы - перечень документов, на основании которых был создан данный документ;
10) маршрут документа - предопределенный список запланированных задач по документу. Описание процессов маршрутов документов изложено в разделе "3. Порядок обработки документов" настоящего Регламента. Маршрут движения документа настраивается оператором МСЭД и отвечает правилам обработки конкретных видов документов, принятым в Администрации. При необходимости, параметры поручений по документу в рамках маршрута можно изменить. Каждое поручение в рамках маршрута движения документа обязательно содержит исполнителя и срок исполнения. После создания и отправки документа участникам процесса обработки документа (исполнителям) выдаются поручения согласно заданному маршруту движения документа.
2.2.6. При оформлении, хранении и совместной работе над документами с использованием средств вычислительной техники необходимо соблюдать следующие дополнительные требования:
1) для работы с текстовыми документами - использовать файлы формата "Документ Microsoft Word" с расширением файла DOC;
2) для работы с электронными таблицами - использовать файлы формата "Таблица Microsoft Excel" с расширением файла XLS;
3) для хранения копий документов, без возможности редактирования - использовать файлы формата "Портативный формат документов" с расширением файла PDF;
4) для хранения комплектов документов большого объема - использовать файлы формата "Сжатый файл" с расширением файла ZIP;
5) при формировании имен файлов следует использовать буквы русского и латинского алфавита и арабские цифры. В качестве разделителей в наименовании файла следует использовать символы "пробел", "точка", "дефис". Имена файлов должны соответствовать шаблону:
а) вид документа;
б) тема документа и (или) номер документа и (или) дата документа;
в) ключевое слово ("Проект", "Версия").
2.2.7. Допускается оформление электронного документа без вложенных файлов. В этом случае содержательная часть документа отражается в реквизите "Краткое содержание".
2.3. Подготовка поручений
2.3.1. Подготовка и выдача поручений могут выполняться всеми работниками Администрации и определяются действующими нормативными и распорядительными документами о распределении полномочий между работниками Администрации. Оформление поручений с использованием СЭД должны выполнять только пользователи СЭД.
2.3.2. При формировании поручения в СЭД необходимо соблюдать следующие требования:
1) вид поручения должен соответствовать его назначению: регистрация, согласование, подписание, рассмотрение, доработка, исполнение, отправление (пересылка), архивация;
2) поручение должно однозначно описывать задание, исполнителя и форму предоставления результатов выполнения задания;
3) в поручении должен быть указан срок.
2.3.3. В СЭД выдать поручение возможно одним из способов:
1) если документируется (оформляется в СЭД) типовой документ - его необходимо направить по типовому маршруту (согласно установленному в СЭД виду документа). СЭД одновременно автоматически выдаст поручения всем участникам маршрута. Результатом выполнения поручения является резолюция;
2) если необходимо выдать поручение работнику - в СЭД оформляется поручение по документу. При необходимости получить отчет об исполнении поручения для проверки результата, выдавая поручение, необходимо указать признак "Контроля результата исполнения" и "Контролера";
3) если необходимо выдать поручение работнику другого подразделения - в СЭД оформляется отдельный внутренний документ. Внутренний документ должен быть направлен по своему маршруту, который обеспечит доведение поручения до исполнителя, через этапы согласования и подписания. При необходимости получить отчет об исполнении поручения для проверки результата при оформлении документа необходимо в тексте задания указать на необходимость ответа и его форму;
4) если необходимо выдать поручение работнику другой организации - в СЭД оформляется отдельный исходящий документ. Исходящий документ должен быть направлен по своему маршруту, который обеспечит доведение поручения до исполнителя, через этапы согласования, утверждения, отправки, регистрации и рассмотрения. При необходимости получить отчет об исполнении поручения для проверки результата при оформлении документа необходимо в тексте задания указать на необходимость ответа и его форму.
2.4. Регистрация входящей документации
2.4.1. Регистрация входящей документации выполняется работниками отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации.
2.4.2. Не подлежат регистрации в СЭД и направляются напрямую в структурные подразделения, минуя заместителей руководителя Администрации, следующие виды документов:
1) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
2) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и так далее;
3) информация от муниципальных образований по запросам структурного подразделения;
4) документы, поступающие по запросу структурного подразделения в части сбора сводной информации (на исходящий номер);
5) счета на оплату, акты выполненных работ, счета-фактуры, балансы, протоколы разногласий, акты сверок, акты приема-передачи, финансовые отчеты и прогнозы, соглашения (договоры), контракты, платежные поручения, справки об ассигнованиях, сметы доходов и расходов.
2.4.3. При нечитаемости текста, ошибке в указании адресата, ошибочных вложениях или отсутствии приложений, несоответствия ЭЦП и т.д. документы возвращаются отправителю без регистрации с сопроводительным шаблоном текста: "Возврат. Отсутствуют приложения", "Возврат. Нечитаемый текст" "Возврат. Неверный адресат", "Возврат. Отсутствует подпись" и т.д.
2.4.4. Документы, поступившие до 17 ч. 00 мин. текущего дня, в пятницу до 15 ч. 30 мин. и предпраздничные дни за час до окончания рабочего дня, регистрируются в СЭД в день поступления. Документы, поступившие после 17 ч. 00 мин., регистрируются до 10 ч. 00 мин. следующего рабочего дня. Корреспонденция с пометкой "Вручить лично", а также документы, не подлежащие регистрации, передаются по назначению в день их поступления.
2.4.5. Документы с отметкой о срочности доставки "Вручить немедленно" обрабатываются и вручаются немедленно, а с отметкой "Срочно" обрабатываются и вручаются в первую очередь.
2.4.6. В случаях, когда срок исполнения документа исчисляется часами (одним днем), документ может быть принят структурным подразделением для работы напрямую, с последующей его регистрацией.
2.4.7. После регистрации документ обрабатывается в соответствии с маршрутом, установленным для документов данного вида.
2.4.8. Для обеспечения соответствия бумажной и электронной копий распознавание документов не производится. Документ помещается в СЭД в виде графического файла.
2.4.9. Входящий документ от организации, являющейся участником МСЭД, должен поступать только через СЭД, который в дальнейшем регистрируется в отделе контроля и делопроизводства Управления делами Администрации с поручением "На обработку".
2.5. Регистрация исходящей документации
2.5.1. Регистрация исходящей документации выполняется работниками отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации.
2.5.2. При подготовке к отправке исходящей корреспонденции необходимо проверить правильность адресации, комплектность и целостность документов.
2.5.3. Документы, не содержащие реквизитов отправки, принимаются к отправке с сопроводительным письмом со всеми приложениями.
2.5.4. При нечитаемости текста, ошибке в указании адресата, ошибочных вложениях или отсутствии приложений, других необходимых элементов оформления, несоответствия ЭЦП работник отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации, выполняющий регистрацию, должен связаться с инициатором документа и решить возникшие вопросы в рабочем порядке. При невозможности устранения несоответствий, регистрация документа не выполняется, документ возвращается инициатору.
2.5.5. Исходящий документ, поступивший в отдел контроля и делопроизводства Управления делами Администрации на бумажном носителе, не регистрируется без соответствующего подписанного руководителем Администрации аналога в СЭД с поручением "На регистрацию".
2.5.6. Регистрация исходящего документа в СЭД совмещена с этапом отправки документа получателям. Во время регистрации исходящего документа работник должен заполнить поля формы "Регистрация документа" поручения "На регистрацию":
1) регистрационный номер - порядковый номер документа;
2) дата регистрации - дата регистрации документа;
3) папка регистрации - "Исходящая" в СЭД, в которую будет помещен документ после завершения исполнения поручения. "Регистрационная папка" должна соответствовать утвержденной номенклатуре дел и журналов;
4) комментарий исполнителя - комментарий по выполнению регистрации.
2.5.7. Если внешняя организация является участником МСЭД и пользователем СЭД, то электронный документ, подписанный ЭЦП, отправляется при помощи СЭД.
2.5.8. Если организация является участником МСЭД, но не является пользователем СЭД, электронный документ распечатывается, заверяется уполномоченным работником, внесенным в Республиканский реестр уполномоченных работников, заверяющих электронные документы, и направляется в бумажном виде.
2.5.9. Если внешняя организация не является участником МСЭД, то инициатор письма осуществляет распечатку документа, подписанного ЭЦП руководителя Администрации, и передает его для собственноручной подписи руководителю Администрации. Подписанный собственноручной подписью документ руководитель Администрации передает для регистрации в отдел контроля и делопроизводства Управления делами Администрации. Работник отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации регистрирует документ в СЭД, проставляет данные регистрации на бумажный носитель и отправляет документ по назначению почтой.
2.6. Контроль исполнения документа
2.6.1. Контроль за исполнением документов и поручений по ним включает в себя следующие действия:
1) постановка на контроль документа (поручения);
2) проверка хода исполнения документа (поручения) путем просмотра и анализа журналов СЭД по документу, уведомлений по электронной почте;
3) направление исполнителям соответствующих запросов и (или) напоминаний, в том числе вне СЭД (телефонный звонок, письмо по электронной почте и пр.);
4) учет исполнения документа (поручения) и анализ результатов;
5) снятие с контроля документа (поручения) на основании представленной информации, предложений.
2.6.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы и поручения по ним, в соответствии с порядком обработки документа конкретного вида.
2.6.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляется:
1) отделом контроля и делопроизводства Управления делами Администрации в отношении документов, которые зарегистрированы отделом контроля и делопроизводства Управления делами Администрации;
2) руководителями структурных подразделений в отношении своих поручений.
2.6.4. Сроки исполнения документов (поручений) определяются действующими нормативными документами.
Проекты нормативных правовых документов, присланных для согласования, рассматриваются и согласовываются руководителями структурных подразделений в течение 5 рабочих дней с момента представления документа. Проекты, требующие финансово-экономического обоснования, рассматриваются руководителями структурных подразделений в течение 10 дней с момента поступления.
В поручениях, содержащихся в актах Правительства Республики Коми, протоколах заседаний Правительства Республики Коми, а также поручениях Главы Республики Коми и его заместителей, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения. Поручения с грифом "срочно", "оперативно" предусматривает исполнение в течение 3 рабочих дней (если не указана другая дата).
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
2.6.5. Для постановки документа на контроль работник отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации должен выполнить следующие действия в СЭД:
1) найти УФД необходимого документа;
2) заполнить раздел УФД "Контроль исполнения";
3) результатом выполнения функции будет признак "На контроле", прикрепленный к документу; ссылка на данный документ будет помещена в папку "Документы на контроле".
2.6.6. Для постановки на личный контроль документ, по которому получено поручение, работник может выполнить следующие действия в СЭД:
1) найти УФД необходимого документа;
2) выполнить функцию "Поставить на личный контроль";
3) результатом выполнения функции будет специальный признак, прикрепленный к документу в "Личной папке" работника. Используя данный признак можно выполнять фильтрацию необходимых документов в "Личной папке";
4) если по документу необходимы напоминания о контрольных событиях - необходимо выполнить функцию "Создать напоминания". В результате СЭД будет оповещать автора созданных напоминаний о наступлении контрольных событий.
2.6.7. Для постановки на контроль выдаваемых поручений руководитель структурного подразделения может выполнить следующие действия в СЭД:
1) при формировании поручения указать контролера и (или) ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель осуществляет свод результатов исполнения поручения другими исполнителями и может завершить выполнение своего поручения только после того, как другие исполнители завершат исполнение своих поручений. Контролер принимает отчеты от исполнителей, контролирует качество и сроки исполнения выданного поручения, возвращает поручения исполнителям в случае неудовлетворительных результатов исполнения и корректирует сроки исполнения выданных поручений;
2) если по выданным поручениям указан только ответственный исполнитель и не указан контролер, то контроль результатов исполнения не осуществляется, ответственный исполнитель самостоятельно анализирует исполнение поручений других исполнителей и завершает исполнение своего поручения после завершения исполнения поручения другими исполнителями;
3) если по выданным поручениям указан только контролер и не указан ответственный, контроль результатов исполнения осуществляется контролером по каждому исполнителю. Свод результатов исполнения не осуществляется;
4) если по выданным поручениям назначены и ответственный исполнитель, и контролер, то ответственный исполнитель самостоятельно анализирует исполнение поручений других исполнителей, а контролер осуществляет прием результатов исполнения только сводного поручения.
2.7. Утрата и восстановление документа
2.7.1. В случае утраты оригинала документа на бумажном носителе, работник должен доложить руководителю подразделения, который направляет докладную записку руководителю Администрации. Дальнейшая работа осуществляется в соответствии с указаниями руководителя Администрации.
2.7.2. В случае утраты (удаления) документа в СЭД или вложенного файла, содержащего образ документа, работник должен:
1) самостоятельно восстановить файл или вложение, используя оригинальный источник информации, если работник является автором УФД;
2) обратиться в службу поддержки пользователей оператора МСЭД в установленном порядке и получить разъяснения по данному факту и рекомендации для дальнейших действий;
3) в случае если документ невозможно восстановить, работник докладывает руководителю подразделения, который направляет докладную записку руководителю Администрации. Дальнейшая работа осуществляется в соответствии с указаниями руководителя Администрации.
2.8. Отзыв документа (поручения)
2.8.1. При необходимости отозвать отправленный документ или выданное поручение работник должен:
1) связаться с получателем (исполнителем) документа в рабочем порядке и рекомендовать вернуть документ без регистрации или поручение с резолюцией "Без исполнения";
2) самостоятельно отозвать выданное поручение, указав причину, используя средства СЭД;
3) направить получателю (исполнителю) дополнительный документ или поручение, в тексте которого указать причины отзыва предыдущего документа или поручения и порядок возвращения или прекращения работы над документом.
2.9. Наложение и проверка ЭЦП
2.9.1. Необходимость подписания документов и (или) поручений при помощи ЭЦП определяется внутренними нормативными документами Администрации и соответствующими настройками СЭД.
2.9.2. Для подписания документа и (или) поручения пользователь СЭД должен выполнить следующие действия:
1) получить приглашение в пользовательском интерфейсе СЭД о необходимости поставить свою ЭЦП;
2) установить персональный носитель закрытого ключа подписи ЭЦП в USB-порт компьютера;
3) выполнить функцию подписания в пользовательском интерфейсе СЭД;
4) извлечь персональный носитель закрытого ключа подписи ЭЦП из USB-порта компьютера.
2.9.3. При получении документа и (или) резолюции, подписанной с помощью ЭЦП, необходимо проверить подлинность и действительность ЭЦП, поскольку СЭД не выполняет эту проверку в автоматическом режиме. Для этого необходимо выполнить функцию "Проверить ЭЦП" в пользовательском интерфейсе СЭД. В результате проверки ЭЦП СЭД отобразит информационное сообщение о результатах проверки.
2.9.4. В случае нарушения целостности ЭЦП пользователь СЭД не принимает к исполнению поступивший документ и далее действует в соответствии с порядком разрешения конфликтной ситуации.
2.9.5. Персональный носитель закрытого ключа ЭЦП для обеспечения безопасности СЭД должен подключаться к компьютеру только на время непосредственного подписания ЭЦП. В остальное время должен храниться в защищенном месте, в запираемой тумбе стола или сейфе.
2.10. Исполнение поручений
2.10.1. Суть поручения, сроки выполнения и форма предоставления результатов должны однозначно пониматься исполнителем либо из текста документа, по которому выдано поручение либо из комментария к поручению. Вид поручения в СЭД дополнительно определяет его назначение: регистрация, согласование, подписание, рассмотрение, доработка, исполнение, отправление (пересылка), архивация.
2.10.2. Срок исполнения с указанием "до" или "не позднее" конкретной календарной даты предполагает, что поручение должно быть исполнено соответственно до наступления либо в срок наступления указанной в поручении календарной даты. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
2.10.3. Документы или поручения, поступившие исполнителю ошибочно, незамедлительно возвращаются с соответствующей пометкой.
2.10.4. Каждый вид поручения определяет фиксированный набор действий доступных исполнителю по отношению к документу в СЭД:
1) согласование документа - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность ознакомиться с документом, выразить свое согласие или несогласие с текстом документа в виде резолюции, приложить к резолюции свою версию документа и, при необходимости, выдать дополнительные поручения по согласованию документа другим пользователям. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На согласование". Для выполнения этого поручения необходимо заполнить поля формы "Резолюция" и подтвердить свое решение:
а) резолюция - отражает решение участника по отношению к документу (согласен/не согласен). Резолюция влияет на маршрут движения документа. При положительной резолюции документ продолжит свое движение по маршруту, в противном случае, документ получит статус "Отклонен" и будет возвращен автору УФД на доработку;
б) комментарий к резолюции - пояснения к резолюции документа. Может содержать замечания к документу. В случае отрицательной резолюции ввод комментария - обязателен;
в) версии документа - предоставляет участнику возможность приложить свою редакцию документа;
г) список согласующих - отражает список участников маршрута, которым выданы поручения по согласованию документа. СЭД предоставляет возможность пополнить список согласующих документ и определить список дополнительных согласующих по документу. Дополнить список согласующих можно двумя способами:
1) добавить участников в рамках текущего поручения - такие поручения будут выданы в рамках текущего поручения. Этот способ привлечения дополнительных участников означает, что собственное поручение согласующего можно будет исполнить только после исполнения поручения, выданного дополнительному участнику. Добавление участников в рамках текущего поручения нужно использовать, когда исполнителю для согласования документа необходимо учесть мнение дополнительных согласующих;
2) добавить участников после (по итогам) текущего поручения - такое поручение будет выдано только после завершения текущего поручения на согласование документа;
д) в зависимости от настроек СЭД для завершения выполнения этого поручения может потребоваться установка ЭЦП на документ и/или резолюцию по поручению;
2) подписание документа - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность ознакомиться с документом, внести свою резолюцию об утверждении или отклонении документа и прокомментировать принятое решение. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На утверждение". Для выполнения этого поручения необходимо заполнить поля формы "Резолюция" и подтвердить свое решение:
а) резолюция - отражает решение участника по отношению к документу (Утверждаю/Не утверждаю). Резолюция влияет на маршрут движения документа. При положительной резолюции документ продолжит свое движение по маршруту, в противном случае, документ получит статус "Отклонен";
б) комментарий к резолюции - пояснения к резолюции документа. Может содержать замечания к документу. В случае отрицательной резолюции ввод комментария обязателен;
г) в зависимости от настроек СЭД для завершения выполнения этого поручения может потребоваться установка ЭЦП на документ и/или резолюцию по поручению;
3) рассмотрение документа - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность ознакомиться с документом и выдать поручения по этому документу другим пользователям СЭД. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На рассмотрение". Для выполнения этого поручения необходимо заполнить поля формы "Резолюция" и подтвердить свое решение:
а) резолюции - список поручений вида "Исполнение", которые следует выдать по итогам рассмотрения документа. В каждом поручении следует ввести текст поручения и указать исполнителей. Кроме того, в рамках выдаваемого поручения можно выбрать ответственного исполнителя (если исполнителей поручения указано несколько) и указать контролера;
б) при необходимости в поля формы "Подготовленные файлы и документы" можно вложить файлы с дополнительной информацией, создать новый связанный документ или указать ссылку на связанный документ, существующий в СЭД;
4) доработка документа - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность внести коррективы в документ. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На доработку". Для выполнения этого поручения необходимо отредактировать документ (реквизиты документа и/или содержание прикрепленных файлов) и отправить документ по маршруту;
5) исполнение документа - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность ознакомиться с документом, отразить результат своей работы над документом (представить отчет о выполнении поручения) и, при необходимости, выдать дополнительные поручения по документу другим пользователям. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На исполнение". Для выполнения этого поручения необходимо заполнить поля формы "Отчет об исполнении поручения" и завершить исполнение поручения:
а) комментарий исполнителя - описание результата выполнения поручения;
б) подготовленные файлы - предоставляет возможность вложить в отчет файлы, подтверждающие исполнение поручения;
в) подготовленные документы - предоставляет возможность создать новый документ или связать существующий документ в СЭД с отчетом об исполнении поручения, например, когда поручение требовало или подразумевало подготовку исходящего или внутреннего документа в СЭД;
г) дополнительные поручения - возможность создать дополнительные поручения вида "Исполнение" для других пользователей СЭД. Дополнительные поручения могут быть выданы в рамках исполнения собственного поручения или по итогам выполнения собственного поручения. В первом случае завершение выполнения собственного поручения будет невозможно до завершения дополнительных поручений. Во втором - дополнительные поручения будут сформированы только после выполнения текущего поручения. Таким образом, выдача поручения по итогам выполнения своего поручения формально завершает исполнение начального поручения. При необходимости, можно указать ответственного и контролера по поручению;
д) если в ходе работы над своим поручением необходимо выдать поручение работнику - в СЭД оформляется поручение по документу. При необходимости получить отчет об исполнении поручения для проверки результата, выдавая поручение необходимо указать признак "Контроля результата исполнения" и "Контролера";
е) если в ходе работы над своим поручением необходимо выдать поручение работнику другого подразделения, в СЭД оформляется отдельный внутренний документ. Внутренний документ должен быть направлен по своему маршруту, который обеспечит доведение поручения до исполнителя, через этапы согласования и подписания. При необходимости получить отчет об исполнении поручения для проверки результата при оформлении документа необходимо в тексте задания указать на необходимость ответа и его форму;
ж) если в ходе работы над своим поручением необходимо выдать поручение работнику другой организации, в СЭД оформляется отдельный исходящий документ. Исходящий документ должен быть направлен по своему маршруту, который обеспечит доведение поручения до исполнителя, через этапы согласования, утверждения, отправки, регистрации и рассмотрения. При необходимости получить отчет об исполнении поручения для проверки результата при оформлении документа необходимо в тексте задания указать на необходимость ответа и его форму;
6) принятие результата исполнения - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута, осуществляющий контроль качества исполнения ранее выданного поручения, имеет возможность ознакомиться с документом, отчетом исполнителя, приложенными файлами или документами и принять решение о принятии результатов исполнения или необходимости повторного исполнения поручения. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На принятие исполнения". Для выполнения этого поручения необходимо:
а) принять результат - в этом случае, результат выполнения поручения принимается;
б) вернуть на доработку - в этом случае, исполнителю повторно выдается поручение;
7) регистрация - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность ознакомиться с документом, присвоить документу регистрационные данные. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На регистрацию". Для выполнения этого поручения необходимо заполнить поля формы "Регистрация документа" и зарегистрировать документ:
а) дело по номенклатуре;
б) регистрационные номер - порядковый номер, который будет присвоен документу при выполнении регистрации;
в) дата регистрации - дата регистрации документа;
г) папка регистрации - "Регистрационная папка", в которую будет помещен документ при выполнении поручения;
д) комментарий исполнителя - описание результата выполнения поручения;
8) отправка - поручение по документу, в рамках которого участник маршрута имеет возможность ознакомиться с документом, определить список получателей документа, осуществить отправку документа. В "Личных папках" поручение такого вида помечено маркером "На отправку". Для выполнения этого поручения необходимо заполнить поля формы "Отправка документа" и отправить документ:
а) вид доставки - способ доставки документа, выбирается из справочника видов доставки;
б) адреса доставки - в данном поле следует определить список получателей документа. Адреса получателей выбираются из справочника контактов;
в) комментарий исполнителя - описание результата выполнения поручения.
3. Порядок обработки документов
3.1. Процесс обработки входящих документов
3.1.1. Процесс обработки входящих документов распространяется на все виды входящих документов, для которых не определен индивидуальный процесс обработки.
3.1.2. Основные этапы процесса:
1) регистрация документа;
2) рассмотрение документа;
3) исполнение документа.
3.1.3. Создание документа в СЭД выполняется работниками отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации в ходе обработки документов, поступающих от внешних организаций в соответствии с правилами документирования (подраздел "2.2. Документирование. Оформление документа" раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента).
3.1.4. Работник отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации:
1) заполняет УФД, указывая регистрационные данные в разделе "Общие реквизиты";
2) указывает руководителя Администрации, его заместителя согласно полномочиям в качестве рассматривающего;
3) отправляет документ по маршруту.
3.1.5. Рассмотрение документа выполняется в соответствии с порядком исполнения поручения "На рассмотрение" (подпункт 3 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента). В результате рассмотрения, рассматривающий выдает поручения подчиненным работникам "На исполнение". Для обеспечения достоверного контроля качества и сроков исполнения поручений необходимо указывать контролера и срок исполнения поручения.
3.1.6. Исполнение документа выполняется работниками, указанными в маршруте документа, в соответствии с порядком исполнения поручения "На исполнение" (подпункт 5 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента). Исполнитель может самостоятельно исполнить поручение, делегировать его исполнение или выдать дополнительные поручения подчиненным сотрудникам "в рамках" своего поручения, указав себя в качестве контролера и срок исполнения поручения. Исполнитель может завершить исполнение собственного поручения только после фактического исполнения поручения, приложив к отчету результаты исполнения поручения.
3.2. Обработка внутренних документов
3.2.1. Процесс обработки внутренних документов распространяется на все виды внутренних документов, для которых не определен индивидуальный процесс обработки.
3.2.2. Основные этапы процесса:
1) оформление документа;
2) согласование документа;
3) подписание документа;
4) исполнение документа.
3.2.3. Инициатором документа может быть любой работник Администрации.
3.2.4. Инициатор создает в СЭД внутренний документ соответствующего вида:
1) заполняет УФД;
2) указывает согласующих на этапе "Согласование". При необходимости последовательного согласования документа начальниками и руководителями в соответствии с иерархией подчинения согласующие разделяются по этапам согласования, например: в качестве согласующего на первом уровне согласования указывает непосредственного начальника отдела Инициатора, на втором уровне - начальника Управления Инициатора, на третьем - руководителей заинтересованных структурных подразделений. Для параллельного согласования необходимые согласующие указываются на одном уровне;
3) указывает руководителя Администрации за чьей подписью оформляется документ в качестве подписывающего на этапе "Подписание (с ЭЦП)";
4) указывает исполнителя на этапе "Исполнение";
5) отправляет документ по маршруту.
3.2.5. Согласование документа начальниками или руководителями выполняется в соответствии с порядком исполнения поручения "На согласование" (подпункт 1 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента). Согласующий вводит в СЭД резолюцию по документу.
3.2.6. При положительной резолюции документ направляется по маршруту на следующий этап процесса. При отрицательной резолюции документ получает статус "Отклонен" и возвращается автору "На доработку".
3.2.7. Подписание документа выполняется, в соответствии с порядком исполнения поручения "На утверждение" (подпункт 2 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента). Подписывающий вводит в СЭД резолюцию по документу и удостоверяет резолюцию, используя ЭЦП.
3.2.8. При положительной резолюции документ направляется по маршруту на следующий этап процесса. При отрицательной резолюции документ получает статус "Отклонен" и возвращается автору "На доработку".
3.2.9. Исполнение документа выполняется работниками, указанными в маршруте документа, в соответствии с порядком исполнения поручения "На исполнение" (подпункт 5 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента). Исполнитель может самостоятельно исполнить поручение, делегировать его исполнение или выдать дополнительные поручения подчиненным работникам "в рамках" своего поручения, указав себя в качестве контролера и срок исполнения поручения. Исполнитель может завершить исполнение собственного поручения только после фактического исполнения поручения, приложив к отчету результаты исполнения поручения.
3.3. Обработка исходящих документов
3.3.1. Процесс обработки внутренних документов распространяется на все виды исходящих документов, для которых не определен индивидуальный процесс обработки.
3.3.2. Основные этапы процесса:
1) оформление письма;
2) согласование письма;
3) подписание письма;
4) регистрация и отправка письма.
3.3.3. Инициатором письма может быть любой работник Администрации.
3.3.4. Инициатор создает в СЭД исходящий документ вида "Письмо":
1) заполняет УФД;
2) указывает согласующих на этапе "Согласование". При необходимости последовательного согласования документа начальниками и руководителями в соответствии с иерархией подчинения согласующие разделяются по этапам согласования, например: в качестве согласующего на первом уровне согласования указывает непосредственного начальника отдела инициатора, на втором уровне - начальника Управления Инициатора, на третьем - руководителей заинтересованных структурных подразделений, на четвертом - заместителя руководителя Администрации. Для параллельного согласования необходимые согласующие указываются на одном уровне;
3) указывает руководителя Администрации, от чьего имени направляется письмо в качестве подписывающего на этапе "Подписание (с ЭЦП)";
4) указывает отдел контроля и делопроизводства Управления делами Администрации в качестве исполнителя на этапе "Регистрация" (заполнено в СЭД по умолчанию);
5) отправляет документ по маршруту.
3.3.5. Согласование письма руководителями выполняется в соответствии с порядком исполнения поручения "На согласование" (подпункт 1 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента).
3.3.6. При положительной резолюции документ направляется по маршруту на следующий этап процесса. При отрицательной резолюции документ получает статус "Отклонен" и возвращается автору "На доработку".
3.3.7. Подписание документа выполняется, в соответствии с порядком исполнения поручения "На утверждение" (подпункт 2 пункта 2.11.4 раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента). Подписывающий вводит в СЭД резолюцию по документу и удостоверяет резолюцию, используя ЭЦП.
3.3.8. При положительной резолюции документ направляется по маршруту на следующий этап процесса. При отрицательной резолюции документ получает статус "Отклонен" и возвращается автору "На доработку".
3.3.9. Регистрация и отправка документа адресату выполняется работником отдела контроля и делопроизводства Управления делами Администрации в соответствии с правилами регистрации исходящей документации (подраздел "2.5. Регистрация исходящей документации" раздела "2. Организация работы с документами" настоящего Регламента).
------------------------------------------------------------------